Entgeltaudit: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für das EU-Reporting zum Entgeltgefälle

Ein Entgeltaudit ist eine strukturierte Prüfung Ihrer Entgeltdaten, die Frauen und Männer mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit vergleicht, das Entgeltgefälle misst und prüft, ob objektive, geschlechtsneutrale Kriterien es erklären. Für Arbeitgeber in der EU ist es zugleich der Probelauf für das Reporting zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle, das die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) verlangt: Dieselben Daten, Gruppen und Formeln, die Sie im Audit verwenden, landen später im Bericht.

Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch das Audit: welche Entgeltbestandteile einzubeziehen sind, wie Sie Arbeitnehmergruppen mit einer geschlechtsneutralen Stellenbewertung bilden, die sieben Indikatoren nach Artikel 9 mit Formeln und Rechenbeispiel, unbereinigtes und bereinigtes Entgeltgefälle, die 5-%-Regel für die gemeinsame Entgeltbewertung und wie Sie Korrekturen budgetieren und dokumentieren. Zum Schluss folgen TalentUp-Daten dazu, wie häufig Stellenanzeigen 2026 auf Arbeit an Entgeltgleichheit hinweisen, und ein kurzer Überblick über bestehende nationale Regelungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Audit muss das gesamte Entgelt abdecken: Grundgehalt plus alle ergänzenden oder variablen Bestandteile, in bar oder als Sachleistung.
• Vergleichen Sie Personen in Gruppen gleichwertiger Arbeit, gebildet nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen, nicht nach Stellenbezeichnungen.
• Artikel 9 verlangt sieben Indikatoren, darunter das mittlere und das mediane Gefälle für Grund- und variables Entgelt sowie Entgeltquartile.
• Ein Gefälle von 5 % oder mehr in einer Gruppe, das nicht gerechtfertigt und nicht innerhalb von sechs Monaten beseitigt wird, löst eine gemeinsame Entgeltbewertung aus.
• Die ersten Berichte sind für Arbeitgeber mit 150+ Beschäftigten bis zum 7. Juni 2027 fällig, sobald das nationale Recht die Richtlinie umgesetzt hat.
• In den TalentUp-Daten für 2026 erwähnen 14,5 % der Stellenanzeigen im Bereich Compensation & Benefits und Reward Arbeit an Entgeltgleichheit, gleichem Entgelt oder dem Gender Pay Gap.

Was ein Entgeltaudit nach der EU-Richtlinie abdecken muss

Die Richtlinie verwendet das Wort „Audit“ nicht, legt aber den Maßstab fest, den jedes Audit erfüllen muss. Drei Definitionen sind entscheidend:

• Entgelt sind die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die in bar oder in Sachleistungen gezahlt werden und die ein Beschäftigter aufgrund seines Beschäftigungsverhältnisses erhält, die sogenannten ergänzenden oder variablen Bestandteile (Artikel 3).
• Entgelthöhe ist das Bruttojahresentgelt und das entsprechende Bruttostundenentgelt, sodass Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte verglichen werden können.
• Entgeltgefälle ist der Unterschied zwischen der durchschnittlichen Entgelthöhe von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, ausgedrückt in Prozent der durchschnittlichen Entgelthöhe der männlichen Beschäftigten.

Aufgabe des Audits ist es, dieses Gefälle zu berechnen, es mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien zu erklären und zu korrigieren, was sich nicht erklären lässt. Nach Artikel 18 verlagert sich die Beweislast bei Klagen wegen Entgeltdiskriminierung auf den Arbeitgeber, sodass undokumentierte Entscheidungen bereits für sich ein Risiko darstellen.

Wer wann berichtet

Die Umsetzungsfrist endete am 7. Juni 2026, und die Berichtspflichten gelten über nationale Gesetze, sobald der jeweilige Mitgliedstaat die Richtlinie umgesetzt hat. Wo Ihre Länder stehen, sehen Sie in unserem Tracker zum EU-Entgelttransparenzgesetz.

Die Geschäftsleitung muss die Richtigkeit des Berichts nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter bestätigen, die Zugang zur Methodik haben. Die Indikatoren (a) bis (f) gehen an die nationale Überwachungsstelle; das Gefälle nach Gruppen (g) erhalten alle Beschäftigten und ihre Vertreter. Die vollständige Liste der Pflichten finden Sie in unserem kompletten HR-Leitfaden zur Richtlinie.

Schritt 1: Umfang festlegen und Entgeltdaten erfassen

Die meisten Audits unterschätzen das Gefälle, weil sie nur mit dem Grundgehalt beginnen. Ziehen Sie aus Payroll und HRIS für alle Beschäftigten zum Stichtag und über das Referenzjahr:

• Grundentgelt: vertragliches Gehalt oder vertraglicher Lohn plus feste Zulagen.
• Variables und ergänzendes Entgelt: Boni, Provisionen, Überstunden, Schicht- und Nachtzuschläge, Gewinnbeteiligung, Antritts- und Halteprämien, langfristige Anreize.
• Sachleistungen: Dienstwagen, Wohnung, Essensgutscheine, Krankenversicherung, Beiträge zur Altersversorgung über dem gesetzlichen Minimum, jeweils in Geld bewertet.
• Kontext: Stelle, Ebene, Jobfamilie, Standort, Vertragsart, Arbeitszeit (FTE und Stunden), Eintrittsdatum, Zeit in der Position, Leistungsbeurteilung, Abwesenheitszeiten (Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- und Pflegeurlaub).
• Geschlecht, wie es für HR-Zwecke erfasst und gemäß DSGVO verarbeitet wird. Artikel 12 der Richtlinie beschränkt die Nutzung dieser personenbezogenen Daten auf die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts.

Rechnen Sie alles in Bruttojahres- und Bruttostundenwerte um, damit Teilzeitkräfte nicht falsch gemessen werden. Legen Sie im Voraus fest, wie Sie mit Austritten, Eintritten und Langzeitabwesenheiten umgehen, und halten Sie es schriftlich fest: Im nächsten Jahr müssen dieselben Regeln gelten.

Schritt 2: Arbeitnehmergruppen und gleichwertige Arbeit definieren

Das ist der folgenreichste Schritt. Die Richtlinie definiert eine Gruppe von Arbeitnehmern als Beschäftigte, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten und vom Arbeitgeber auf nicht willkürliche Weise anhand der Kriterien in Artikel 4 Absatz 4 zusammengefasst werden.

Diese Kriterien sind Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen sowie gegebenenfalls weitere für die Stelle relevante Faktoren. Sie müssen objektiv und geschlechtsneutral angewandt werden, und Soft Skills dürfen nicht unterbewertet werden. In der Praxis bedeutet das eine geschlechtsneutrale Stellenbewertung: ein analytisches Punktbewertungs- oder Leveling-System, das jede Stelle nach denselben Faktoren bewertet.

Ein guter Test: Wenn eine überwiegend von Frauen besetzte Stelle (zum Beispiel HR-Specialist) und eine überwiegend von Männern besetzte Stelle (zum Beispiel IT-Support-Specialist) bei allen vier Kriterien ähnlich abschneiden, gehören sie in dieselbe Gruppe. Dokumentieren Sie, warum jede Stelle dort eingeordnet ist, wo sie steht, und beziehen Sie die Arbeitnehmervertreter früh ein: Sie werden die Methode ohnehin prüfen.

Zu enge Gruppen (zwei oder drei Personen) erzeugen schwankende Werte; zu breite Gruppen verdecken das Gefälle. Streben Sie Gruppen an, die groß genug für stabile Statistiken und dennoch wirklich vergleichbar sind.

Schritt 3: Die sieben Indikatoren nach Artikel 9 berechnen

Artikel 9 nennt die Indikatoren, die Arbeitgeber berichten müssen. Alle Gefälle verwenden das Entgelt der Männer als Nenner:

Gefälle (%) = (Entgelt der Männer − Entgelt der Frauen) ÷ Entgelt der Männer × 100

Nationale Gesetze und Leitlinien können Einzelheiten festlegen, etwa den Referenzzeitraum, ob das Gefälle beim variablen Entgelt nur Empfänger oder alle Beschäftigten berücksichtigt oder wie hochgerechnet wird. Folgen Sie der nationalen Methode, sobald sie veröffentlicht ist; bis dahin wählen Sie eine Regel und wenden sie konsequent an.

Rechenbeispiel (synthetische Daten)

Die folgenden Zahlen sind zur Veranschaulichung erfunden und keine TalentUp-Daten. Ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten betrachtet eine Gruppe, „Fachkräfte Ebene 3“ (Finanzanalysten, HR-Specialists, Marketing-Specialists und IT-Support-Specialists mit ähnlichen Bewertungspunkten): 20 Frauen und 25 Männer.

Das mittlere Gefälle beträgt (49.500 − 46.000) ÷ 49.500 = 7,1 % und liegt damit über der 5-%-Schwelle. Die Zahlen zum variablen Entgelt zeigen ein zweites Problem: Frauen erhalten seltener variables Entgelt und weniger, wenn sie es erhalten, ein Muster, das oft auf Anspruchsregeln, Ermessensboni oder Ziele zurückgeht, die für Teilzeit oder Abwesenheiten nicht anteilig angepasst werden (siehe unseren Leitfaden zur variablen Vergütung).

Für das gesamte Unternehmen zeigen die Entgeltquartile, wo Frauen stehen:

Frauen stellen 46 % der Belegschaft, aber nur 28 % des obersten Quartils. Quartile beweisen kein ungleiches Entgelt für gleiche Arbeit, zeigen aber vertikale Segregation, und genau dort brauchen Beförderungs- und Einstiegsgehaltspraktiken oft Aufmerksamkeit.

Maira Q., DEI-Leiterin und LinkedIn Top Voice, die über Inklusion am Arbeitsplatz schreibt, warnt, dass Audits, die sich auf direkte Vergleiche beschränken, genau dieses Muster übersehen können:

Männer besetzen eher die Rollen, in denen sich das Geld konzentriert. […] Die Vergütung folgt der Entscheidungsmacht. […] Audits zum gleichen Entgelt sagen uns, ob die Vergütung innerhalb von Rollen stimmig ist. Sie erklären nicht, wie das Einkommen über die Organisation verteilt ist.

Februar 2026 · Aus dem Englischen übersetzt Auf LinkedIn lesen →

Schritt 4: Unbereinigtes vs. bereinigtes Gefälle: Erklären Sie, was Sie finden

Die obigen Zahlen sind unbereinigte Entgeltgefälle. Ein unbereinigtes Gefälle kann legitime Unterschiede widerspiegeln, etwa mehr Männer in Rollen mit längerer Betriebszugehörigkeit, oder eine Ungleichbehandlung. Das Audit muss beides voneinander trennen.

Die Regressionsanalyse schätzt das Entgelt als Funktion legitimer Faktoren plus einer Geschlechtsvariablen. Der Koeffizient für das Geschlecht ist das unerklärte Gefälle; der Rest des unbereinigten Gefälles ist erklärt. Im Beispiel bleibt nach einer Regression mit Zeit in der Position, Arbeitsort und Leistungsbeurteilung ein unerklärtes Gefälle von 3,1 %: 4,0 der 7,1 Prozentpunkte sind erklärt.

Drei Vorbehalte:

• Nur objektive, geschlechtsneutrale Faktoren zählen. Verhandlungsergebnisse, „Marktdruck“ ohne dokumentierte Daten, das frühere Gehalt oder das Ermessen der Führungskraft sind schwache Erklärungen; ein Faktor, der selbst verzerrt ist (zum Beispiel Leistungsbeurteilungen, die Teilzeitkräfte systematisch schlechter bewerten), kann kein Gefälle rechtfertigen.
• Auslöser der Richtlinie ist das berichtete Gefälle. Eine gemeinsame Entgeltbewertung ist erforderlich, wenn der Unterschied beim durchschnittlichen Entgelt mindestens 5 % beträgt und der Arbeitgeber ihn nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien begründet hat. Die Regression ist Ihr Nachweis für diese Begründung, bewahren Sie also Modell, Daten und Argumentation auf.
• Kleine Gruppen machen die Regression instabil. Unter etwa 30 Personen prüfen Sie stattdessen Einzelfälle anhand des Gehaltsbands und der Stellenbewertung.

Kasey Swithenbank, Retail Director für Großbritannien und Irland bei Lush, widersprach der Vorstellung, das Verhandlungsverhalten von Frauen erkläre das Gefälle, und richtete die Frage an die Führungskräfte zurück:

Aber ein systemisches wirtschaftliches Ungleichgewicht auf „Frauen sollten einfach besser fragen“ zu reduzieren, verfehlt den Kern völlig. […] Als Führungskräfte sind die unbequemen Fragen nicht theoretisch, sie sind operativ. Prüfen wir die Vergütung jährlich und handeln wir danach?

Februar 2026 · Aus dem Englischen übersetzt Auf LinkedIn lesen →

Schauen Sie auch über die Durchschnittswerte hinaus: Ausreißer, Einstiegsgehälter nach Geschlecht, Gehaltserhöhungen bei Beförderungen und das Entgelt nach der Rückkehr aus Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegeurlaub. Unterschiede zwischen Ebenen können Kompressionsprobleme verbergen, die das Audit sichtbar macht (siehe Gehaltskompression).

Schritt 5: Korrigieren, budgetieren und dokumentieren

Die 5-%-Regel und das Sechsmonatsfenster

Nach Artikel 10 muss ein Arbeitgeber gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Entgeltberichterstattung weist einen Unterschied beim durchschnittlichen Entgelt von mindestens 5 % zwischen Frauen und Männern in einer beliebigen Gruppe von Arbeitnehmern aus.
2. Der Arbeitgeber hat den Unterschied nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien begründet.
3. Der Arbeitgeber hat den ungerechtfertigten Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts beseitigt.

Die gemeinsame Entgeltbewertung umfasst den Anteil von Frauen und Männern in jeder Gruppe, ihr durchschnittliches Entgelt und ihre variablen Bestandteile, die Unterschiede und deren Gründe, den Anteil der Frauen und Männer, die nach der Rückkehr aus Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegeurlaub eine Entgelterhöhung erhalten haben, Maßnahmen gegen ungerechtfertigte Unterschiede sowie eine Bewertung früherer Maßnahmen. Sie muss den Beschäftigten, ihren Vertretern und der Überwachungsstelle zur Verfügung gestellt werden, und Arbeitgeber müssen darauf reagieren, unter anderem durch die Überprüfung ihrer Systeme zur Stellenbewertung und Einstufung.

Die praktische Lehre: Führen Sie das Audit vor Abschluss des Berichtsjahres durch, damit Korrekturen bereits in der Payroll stehen, wenn der erste Bericht eingereicht wird.

Wie Sie die Korrektur budgetieren

Bemessen Sie die Kosten anhand der Regression oder der Bandprüfung, nicht anhand des Gesamtgefälles:

1. Identifizieren Sie die betroffenen Personen, deren Entgelt unter dem liegt, was das Modell für ihr Profil vorhersagt, oder unter der Bandposition, die ihre Ebene und Erfahrung rechtfertigen (siehe Range Penetration).
2. Beziffern Sie die Anpassung für jede Person, zuzüglich der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Altersversorgung, die je nach Land variieren.
3. Beheben Sie die Ursache, nicht nur das Symptom: Regeln für Einstiegsgehälter, Bonusberechtigung, Erhöhungen bei Beförderungen, anteilige Berechnung bei Teilzeit und Abwesenheiten.
4. Gehen Sie bei Bedarf schrittweise vor, dokumentieren Sie aber den Zeitplan: Das Sechsmonatsfenster ist kurz.

Im synthetischen Beispiel liegen neun Frauen im Durchschnitt 2.500 € unter ihrem vorhergesagten Entgelt. Ihre Anhebung kostet 22.500 € an Grundentgelt, etwa 1,0 % der Grundentgeltsumme der Gruppe, und senkt das unbereinigte mittlere Gefälle der Gruppe von 7,1 % auf etwa 4,8 %. Das Gefälle beim variablen Entgelt erfordert eine eigene Korrektur der Anspruchs- und Zielsetzungsregeln.

Dokumentation und Vertraulichkeitsschutz

Führen Sie für jeden Zyklus eine Auditakte: Datenextrakt und Bereinigungsregeln, Methode und Ergebnisse der Stellenbewertung, Gruppendefinitionen, Formeln, Spezifikationen und Ergebnisse der Regression, akzeptierte und verworfene Erklärungen, Korrekturentscheidungen, Freigaben und Daten. Das brauchen Sie, wenn Beschäftigte, Arbeitnehmervertreter, eine Arbeitsaufsichtsbehörde oder eine Gleichbehandlungsstelle um Erläuterungen bitten, und es stützt Ihre Verteidigung, wenn die Beweislast bei Ihnen liegt.

Manche Arbeitgeber beauftragen die Analyse über externe Rechtsberater, um explorative Arbeiten zu schützen. Die Regeln zum Anwaltsgeheimnis unterscheiden sich stark zwischen den Ländern und gelten oft nicht für Syndikusanwälte, und der gesetzliche Bericht und die gemeinsame Entgeltbewertung müssen ohnehin offengelegt werden. Betrachten Sie den Vertraulichkeitsschutz daher als eng begrenztes Instrument für vorläufige Analysen, nicht als Möglichkeit, Ergebnisse geheim zu halten.

TalentUp-Daten: Wie Arbeitgeber 2026 Entgeltgleichheit signalisieren

Entgeltaudits brauchen Menschen, die sie durchführen. Ein Weg, um zu sehen, wie weit Arbeitgeber gekommen sind, ist der Blick darauf, was sie in Stellenanzeigen von ihren Compensation-&-Benefits- und Reward-Teams verlangen und was sie Kandidatinnen und Kandidaten über gleiches Entgelt sagen.

Quelle: TalentUp-Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026. Stichprobengrößen in der Methodik unten.

In rund 1.440 Stellenanzeigen im Bereich Compensation & Benefits und Reward aus 12 europäischen Ländern beschreibt jede siebte Entgeltgleichheit, Analysen zum gleichen Entgelt oder das Reporting zum Gender Pay Gap als Teil der Rolle, und mehr als jede vierte erwähnt Stellenbewertung oder Jobarchitektur, das Rückgrat von Schritt 2. Typische Formulierungen: „Analysen und Reporting zur Situation bei gleichem Entgelt und Gender Gap durchführen“, „Leitung der Datenanalyse für das Gender-Pay-Gap-Reporting“ oder „Initiativen zu Entgelttransparenz und Entgeltgleichheit leiten“.

Drei Muster fallen auf:

• Länder mit langjährigen Berichtspflichten führen bei der Arbeit an Entgeltgleichheit. Schweden (jährliche Entgeltanalysen, lönekartläggning), das Vereinigte Königreich (Gender-Pay-Gap-Reporting seit 2017) und Spanien (Entgeltregister und Entgeltaudits) weisen die höchsten Anteile auf.
• Schweden und Irland führen bei der Richtlinie selbst: 40,6 % bzw. 25,6 % der Reward-Anzeigen erwähnen Regeln zur Entgelttransparenz.
• Bewerbende erfahren selten davon. In einer separaten Zufallsstichprobe von rund 26.800 Stellenanzeigen aller Bereiche nennen nur 48 (unter 0,2 %) eine Verpflichtung zu gleichem Entgelt oder Entgeltgleichheit, und mehrere davon wiederholen denselben Standardtext eines Arbeitgebers.

In denselben Monaten des Jahres 2024 erwähnten rund 3 % der Reward-Anzeigen Regeln zur Entgelttransparenz, gegenüber 13,2 % im Jahr 2026. Betrachten Sie den Vergleich als Richtungswert, da sich der Quellenmix in unseren Daten zwischen den beiden Jahren verändert hat.

Marktdaten als objektives Kriterium

Marktdaten beweisen kein gleiches Entgelt, aber sie stützen objektive Kriterien: Wenn jede Vergütungsentscheidung von einem dokumentierten Benchmark für Stelle, Ebene und Standort ausgeht, lassen sich verbleibende Unterschiede leichter erkennen und schwerer auf Verhandlung oder Ermessen zurückführen.

Quelle: TalentUp Salary Platform, Frankreich, Human Resources Business Partner, Datenabruf am 10. Juli 2026.

Die Spanne von rund 70 % zwischen den Medianen für Junior und Senior zeigt, wie viel legitime Variation es innerhalb einer Jobfamilie gibt, wenn die Ebenen sauber definiert sind. Ein unerklärtes Gefälle von 5 % innerhalb einer Ebene ist etwas anderes, und genau das muss das Audit finden. Wie Sie externe Benchmarks und interne Gerechtigkeit ausbalancieren, lesen Sie in Marktgehälter vs. interne Gerechtigkeit; siehe auch unsere Methodik und unsere Tarife.

Bereits bestehende nationale Regelungen

Mehrere Länder schreiben bereits ein Reporting zum Entgeltgefälle oder Entgeltaudits vor, und ihre Regeln werden im Zuge der Umsetzung der Richtlinie angepasst. Details nach Ländern finden Sie unter Gehaltstransparenz in Europa.

Wenn Sie in einem dieser Länder bereits berichten, beginnt das Audit nicht bei null, aber die Richtlinie ergänzt Indikatoren zum variablen Entgelt, Gruppen gleichwertiger Arbeit, die 5-%-Schwelle und gemeinsame Entgeltbewertungen. Für einen länderübergreifenden Vorbereitungsplan lesen Sie, wie Sie eine richtlinienfeste Vergütungsphilosophie aufbauen, und besuchen Sie unsere Ressourcenseite zur Entgelttransparenz.

Quellen

• TalentUp. Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026: rund 1.440 Stellenanzeigen in Compensation & Benefits und Reward sowie eine Zufallsstichprobe von rund 26.800 Stellenanzeigen in 12 europäischen Ländern (siehe Methodik oben).
• TalentUp Salary Platform. Human Resources Business Partner, Frankreich, medianes Bruttojahresgrundgehalt nach Erfahrungsstufe (Datenabruf am 10. Juli 2026).
• Europäische Union. Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz. EUR-Lex.
• Europäische Kommission. New EU rules on pay transparency explained (Juni 2026).
• Spanien. Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres. BOE.
• Frankreich. Index de l’égalité professionnelle. Service Public Entreprendre.
• Vereinigtes Königreich. The Equality Act 2010 (Gender Pay Gap Information) Regulations 2017 und Gender pay gap reporting: overview. GOV.UK.
• Deutschland. Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), §12 und §17. Gesetze im Internet.