Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) verpflichtet Arbeitgeber, Bewerbenden vor dem Vorstellungsgespräch Entgeltinformationen zu geben, Beschäftigten Auskunft über nach Geschlecht aufgeschlüsselte Entgeltdaten zu ermöglichen, die Kriterien der Entgeltfestlegung zugänglich zu machen und ab 100 Beschäftigten über ihr geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle zu berichten. Die Mitgliedstaaten mussten sie bis zum 7. Juni 2026 umsetzen. Ihre Pflichten erreichen Arbeitgeber deshalb jetzt über die nationalen Gesetze, sobald das jeweilige Land sie verabschiedet, und die ersten Berichte sind bis zum 7. Juni 2027 fällig, auf Basis der Entgeltdaten von 2026.
Für die Vorbereitung brauchen HR-Teams fünf Bausteine: eine klare Stellenarchitektur, eine geschlechtsneutrale Stellenbewertung, Gehaltsbänder auf Basis objektiver Kriterien, eine Analyse des Gender Pay Gap und Prozesse, um Bewerbenden, Beschäftigten und Behörden zu antworten. Dieser Leitfaden erklärt Artikel für Artikel, was die Richtlinie verlangt, wer betroffen ist und welche Fristen gelten, und gibt Ihnen einen Schritt-für-Schritt-Plan sowie eine Checkliste an die Hand, die Sie abarbeiten können.
Die Stellenanzeigendaten von TalentUp zeigen, wie viel noch zu tun ist: In Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien nennt nur etwa jede vierte Stellenanzeige oder weniger ein Gehalt, während sich die Erwähnungen von Entgelttransparenzregeln in EU-Stellenanzeigen seit 2024 mehr als verzehnfacht haben.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor; die Berichtspflicht zum Entgeltgefälle beginnt bei 100 Beschäftigten.
- Bewerbende müssen das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne vor dem Vorstellungsgespräch erhalten, und Arbeitgeber dürfen nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt fragen.
- Beschäftigte können ihre Entgelthöhe und das durchschnittliche Entgelt nach Geschlecht für gleichwertige Arbeit erfragen; die Antwort ist innerhalb von zwei Monaten fällig.
- Ein unerklärtes Gefälle von 5 % oder mehr in einer Gruppe von Arbeitnehmern, das nicht innerhalb von sechs Monaten beseitigt wird, löst eine gemeinsame Entgeltbewertung aus.
- Wenn Sie die Transparenzpflichten nicht erfüllen, tragen Sie in Verfahren wegen Entgeltdiskriminierung die Beweislast.
- Beginnen Sie mit Stellenarchitektur und geschlechtsneutraler Stellenbewertung: Jede andere Pflicht hängt vom Vergleich „gleichwertiger Arbeit“ ab.
Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie und für wen gilt sie?
Die Richtlinie legt Mindestanforderungen fest, um den Grundsatz des gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durchzusetzen. Er ist in Artikel 157 des EU-Vertrags verankert, ließ sich aber schwer durchsetzen, weil Entgeltinformationen verborgen blieben. Die Richtlinie setzt an zwei Stellen an: Transparenz (Bewerbende und Beschäftigte erhalten Informationen) und Durchsetzung (Beschäftigte erhalten stärkere Rechtsbehelfe, und Arbeitgeber tragen einen größeren Teil der Beweislast).
Drei Definitionen prägen alles, was HR tun muss:
- Entgelt ist nicht nur das Grundgehalt. Es umfasst den Grundlohn oder das Grundgehalt sowie alle sonstigen Vergütungen in bar oder als Sachleistung, einschließlich ergänzender oder variabler Bestandteile wie Boni, Überstunden, Zulagen oder Sachleistungen.
- Gleichwertige Arbeit wird anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien bestimmt, die Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen einschließen müssen (Artikel 4).
- Gruppe von Arbeitnehmern bezeichnet Beschäftigte, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten und nach diesen Kriterien in nicht willkürlicher Weise zusammengefasst werden. Entgeltgefälle werden pro Gruppe bewertet, nicht nur für das Unternehmen insgesamt.
Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten
Die Richtlinie gilt für Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor und für alle Beschäftigten mit einem Arbeitsvertrag oder Arbeitsverhältnis; die Regeln vor der Einstellung schützen auch Stellenbewerbende. Was sich mit der Größe ändert, ist die Berichtspflicht:
| Pflicht |
Unter 50 Beschäftigte |
50–99 |
100–149 |
150–249 |
250+ |
| Entgeltinformationen für Bewerbende, Verbot von Fragen zum bisherigen Gehalt (Art. 5) |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
| Zugängliche Kriterien der Entgeltfestlegung (Art. 6) |
Ja (Entgeltentwicklung kann ausgenommen werden) |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
| Auskunftsrecht, jährliche Information (Art. 7) |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
| Keine Verschwiegenheitsklauseln zum Entgelt (Art. 7 Abs. 5) |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
| Berichterstattung über das Entgeltgefälle (Art. 9) |
Freiwillig* |
Freiwillig* |
Alle 3 Jahre ab 2031 |
Alle 3 Jahre ab 2027 |
Jährlich ab 2027 |
| Gemeinsame Entgeltbewertung, falls ausgelöst (Art. 10) |
Nein |
Nein |
Ja |
Ja |
Ja |
*Die Mitgliedstaaten können kleinere Arbeitgeber nach nationalem Recht zur Entgeltberichterstattung verpflichten. Außerdem müssen sie Arbeitgebern mit weniger als 250 Beschäftigten technische Unterstützung und Schulungen bieten (Artikel 11).
Da die Richtlinie Mindeststandards setzt, können nationale Gesetze weiter gehen, etwa mit niedrigeren Schwellenwerten oder früheren Fristen. Den Überblick nach Ländern finden Sie in unserem Leitfaden zum EU-Entgelttransparenzgesetz 2026 und seiner Umsetzung und in unserem Überblick über Gehaltstransparenz in Europa nach Ländern.
Was die Richtlinie verlangt, Artikel für Artikel
Die Tabelle fasst die für HR wichtigsten Pflichten zusammen. Die folgenden Abschnitte erklären, was jede davon in der Praxis bedeutet.
| Artikel |
Anforderung |
Was HR eingerichtet haben muss |
| Art. 4 |
Entgeltstrukturen, die gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit sicherstellen |
Geschlechtsneutrale Stellenbewertung nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen |
| Art. 5 |
Einstiegsentgelt oder Spanne vor dem Vorstellungsgespräch an Bewerbende; keine Fragen zum bisherigen Gehalt; geschlechtsneutrale Stellenbezeichnungen und Anzeigen |
Gehaltsspanne für jede offene Stelle, aktualisierte Recruiting-Leitfäden und Vorlagen |
| Art. 6 |
Kriterien für Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung für Beschäftigte leicht zugänglich |
Schriftliche, objektive Vergütungspolitik und Regeln zur Entgeltentwicklung |
| Art. 7 |
Beschäftigte können ihre Entgelthöhe und das durchschnittliche Entgelt nach Geschlecht für ihre Gruppe erfragen; Antwort innerhalb von zwei Monaten; jährliche Information über dieses Recht |
Prozess für Auskunftsersuchen, Datenauszug, Vorlagen, jährliche Kommunikation |
| Art. 9 |
Berichterstattung über das Entgeltgefälle (sieben Indikatoren) ab 100 Beschäftigten |
Payroll-Datenmodell nach Geschlecht, Gruppe, Grund- und variabler Vergütung |
| Art. 10 |
Gemeinsame Entgeltbewertung, wenn ein ungerechtfertigtes Gefälle von 5 % oder mehr nicht innerhalb von sechs Monaten beseitigt wird |
Gap-Analyse, Begründungsdokumentation, Budget für Korrekturen |
| Art. 16–18 |
Vollständiger Schadensersatz ohne Obergrenze; Beweislast beim Arbeitgeber |
Dokumentation jeder Vergütungsentscheidung |
| Art. 21, 23 |
Verjährungsfristen von mindestens drei Jahren; Geldbußen und besondere Sanktionen bei wiederholten Verstößen |
Aufbewahrung von Unterlagen und Governance |
Entgelttransparenz vor der Einstellung (Artikel 5)
Bewerbende haben Anspruch auf das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne, auf Basis objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien, sowie auf die einschlägigen Bestimmungen eines für die Stelle geltenden Tarifvertrags. Die Information muss eine fundierte Verhandlung ermöglichen und „in einer veröffentlichten Stellenausschreibung, vor dem Vorstellungsgespräch oder auf andere Weise“ erfolgen. Arbeitgeber dürfen Bewerbende nicht nach ihrer bisherigen Entgeltentwicklung fragen, und Stellenausschreibungen sowie Stellenbezeichnungen müssen geschlechtsneutral sein.
In der Praxis bedeutet das: Jede Stelle braucht vor ihrer Ausschreibung eine genehmigte Gehaltsspanne. Unser Leitfaden zu Stellenanzeigen mit transparentem Gehalt erklärt, wie breit eine Spanne sein sollte und wie Sie sie formulieren.
Transparente Kriterien für Entgeltfestlegung und Entgeltentwicklung (Artikel 6)
Arbeitgeber müssen die Kriterien für die Festlegung von Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung für Beschäftigte leicht zugänglich machen, und diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein. Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten vom Teil zur Entgeltentwicklung ausnehmen. Wenn Ihre Vergütungsentscheidungen auf dem Ermessen von Führungskräften oder auf individuellen Verhandlungen beruhen, wird sich genau hier das Gefälle zeigen.
Auskunftsrecht der Beschäftigten (Artikel 7)
Beschäftigte können schriftlich ihre individuelle Entgelthöhe und die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Beschäftigte mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit erfragen. Sie können direkt, über Arbeitnehmervertreter oder über eine Gleichbehandlungsstelle anfragen und bei unvollständigen Antworten Erläuterungen verlangen. Die wichtigsten operativen Regeln:
- Antworten Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens aber innerhalb von zwei Monaten.
- Informieren Sie jedes Jahr alle Beschäftigten über dieses Recht und darüber, wie es wahrgenommen wird.
- Verschwiegenheitsklauseln zum Entgelt sind verboten: Beschäftigte dürfen ihr eigenes Entgelt offenlegen, um gleiches Entgelt durchzusetzen.
- Arbeitgeber können verlangen, dass Informationen über das Entgelt von Kolleginnen und Kollegen nur zur Wahrnehmung des Rechts auf gleiches Entgelt verwendet werden, und personenbezogene Daten müssen nach der DSGVO verarbeitet werden (Artikel 12).
Berichterstattung über das Entgeltgefälle (Artikel 9)
Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten müssen sieben Indikatoren berichten, immer für das vorangegangene Kalenderjahr:
- Das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Mittelwert).
- Das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
- Das mittlere (Median-)Entgeltgefälle zwischen den Geschlechtern.
- Das mittlere (Median-)Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
- Den Anteil der Frauen und Männer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten.
- Den Anteil der Frauen und Männer in jedem Entgeltquartil.
- Das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle nach Gruppen von Arbeitnehmern, aufgeschlüsselt nach Grundentgelt und ergänzenden oder variablen Bestandteilen.
Die Informationen gehen an die nationale Überwachungsstelle; die Indikatoren 1–6 können veröffentlicht werden, und Indikator 7 muss allen Beschäftigten und ihren Vertretern zur Verfügung gestellt werden. Die Unternehmensleitung muss die Richtigkeit der Daten nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter bestätigen, die Zugang zur Methodik haben. Da Boni mitzählen, lohnt es sich, unsere Artikel zu Bonusstrukturen und zum Zeitpunkt von Bonuszahlungen parallel zur Gestaltung Ihrer Berichterstattung zu lesen.
Gemeinsame Entgeltbewertung (Artikel 10)
Eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern ist erforderlich, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind: ein Unterschied beim durchschnittlichen Entgelt zwischen Frauen und Männern von mindestens 5 % in einer Gruppe von Arbeitnehmern, der Arbeitgeber hat ihn nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien gerechtfertigt, und er hat ihn nicht innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts beseitigt. Die Bewertung muss jede Gruppe analysieren, die Unterschiede erklären, Abhilfemaßnahmen festlegen und das Stellenbewertungssystem selbst überprüfen.
Durchsetzung, Beweislast und Sanktionen (Artikel 16–23)
Das macht die Richtlinie von einer Berichtsübung zu einem echten rechtlichen Risiko:
- Der Schadensersatz hat keine Obergrenze und umfasst die vollständige Nachzahlung des Entgelts, damit verbundene Boni und Sachleistungen, entgangene Chancen, immaterielle Schäden und Zinsen (Artikel 16).
- Die Beweislast geht auf den Arbeitgeber über, sobald eine beschäftigte Person Tatsachen vorlegt, die eine Diskriminierung vermuten lassen. Hat der Arbeitgeber die Transparenzpflichten der Artikel 5, 6, 7, 9 und 10 nicht umgesetzt, muss er nachweisen, dass keine Diskriminierung vorlag, es sei denn, der Verstoß war offensichtlich unbeabsichtigt und geringfügig (Artikel 18).
- Vergleiche sind nicht auf gleichzeitig beschäftigte Kolleginnen und Kollegen beschränkt, und wenn es keine reale Vergleichsperson gibt, können Statistiken oder ein hypothetischer Vergleich herangezogen werden (Artikel 19).
- Verjährungsfristen müssen mindestens drei Jahre betragen und dürfen nicht beginnen, bevor die beschäftigte Person von dem Verstoß Kenntnis hat oder vernünftigerweise haben kann (Artikel 21).
- Die Mitgliedstaaten müssen wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen einschließlich Geldbußen sowie besondere Sanktionen bei wiederholten Verstößen festlegen (Artikel 23).
Zeitplan und wichtige Fristen
| Datum |
Meilenstein |
| 17. Mai 2023 |
Richtlinie (EU) 2023/970 im Amtsblatt veröffentlicht |
| 7. Juni 2026 |
Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten |
| Kalenderjahr 2026 |
Bezugszeitraum für die ersten Berichte von Arbeitgebern mit 150+ Beschäftigten |
| 7. Juni 2027 |
Erster Bericht zum Entgeltgefälle: 250+ Beschäftigte (danach jährlich) und 150–249 Beschäftigte (danach alle drei Jahre) |
| 7. Juni 2031 |
Erster Bericht für Arbeitgeber mit 100–149 Beschäftigten (danach alle drei Jahre) |
Die Umsetzung verläuft ungleichmäßig. Laut Euronews hatten im September 2026 nur eine Handvoll Mitgliedstaaten, darunter Italien, die Richtlinie vollständig umgesetzt, während Deutschland die Umsetzung auf Anfang 2027 verschoben hatte. Die Pflichten gelten für Arbeitgeber, sobald das jeweilige nationale Gesetz in Kraft tritt. Ein multinationales Unternehmen kann daher in jedem Land unterschiedliche Regeln und Starttermine haben. Unser Artikel zum EU-Entgelttransparenzgesetz 2026 verfolgt den Stand der Umsetzung.
Auf Ihr nationales Gesetz zu warten, ist aus einem praktischen Grund riskant: Die ersten Berichte verwenden die Daten des vorangegangenen Kalenderjahres. Die Vergütungsentscheidungen 2026 von Arbeitgebern mit 150 oder mehr Beschäftigten sind also bereits das Rohmaterial für den Bericht 2027.
Praktiker warnen davor, nationale Verzögerungen als Schonfrist zu verstehen: Als Irland ankündigte, die Frist im Juni zu verpassen, brachte es Mary Cullen, Managing Director der irischen HR-Beratung Insight HR, so auf den Punkt:
Mary CullenManaging Director, Insight HR
Eine der zentralen Anforderungen hinter der Entgelttransparenz ist die Stellenbewertung, und diese Arbeit braucht Zeit. In vielen Organisationen kann es Monate dauern, Stellen sorgfältig zu prüfen, ihren Wert zu bewerten und eine belastbare Vergütungsstruktur aufzubauen. Bemerkenswert ist, dass bis zu 80 % der irischen Arbeitgeber diesen Prozess noch nicht begonnen haben.
Wie gut sind Arbeitgeber vorbereitet? TalentUp-Daten
Gehaltsspannen in Stellenanzeigen sind das sichtbarste Zeichen der Vorbereitung, weil sie die erste Pflicht sind, die Bewerbende bemerken. Die Stellenanzeigendatenbank von TalentUp zeigt, wo europäische Arbeitgeber stehen.
~22 %
der Stellenanzeigen in Deutschland nennen ein Gehalt, ~27 % in Spanien und ~17 % in Italien (2026)
11-mal
mehr EU-Stellenanzeigen erwähnen Entgelttransparenzregeln als 2024 (105 vs. 1.163 Anzeigen)
21 von 100.000
EU-Stellenanzeigen verweisen inzwischen auf diese Regeln, gegenüber weniger als 1 im Jahr 2024
Quelle: TalentUp-Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026 (Erwähnungen: 2024 vs. 2026). Mindestschätzungen, siehe Methodik unten.
| Land |
Stellenanzeigen mit Gehaltsangabe, Jan.–Sep. 2026 |
| Österreich |
~58 % |
| Niederlande |
~50 % |
| Polen |
~35 % |
| Spanien |
~27 % |
| Frankreich |
~25 % |
| Deutschland |
~22 % |
| Irland |
~21 % |
| Belgien |
~19 % |
| Italien |
~17 % |
| Portugal |
~11 % |
Drei Ergebnisse stechen hervor:
- Außerhalb Österreichs und der Niederlande nennen die meisten Stellenanzeigen noch immer kein Gehalt. In Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien geben rund drei von vier Anzeigen oder mehr Bewerbenden noch keine Zahl.
- Polen sticht heraus. Es ist der einzige große Markt in der Tabelle, in dem Regeln zu Entgeltinformationen für Bewerbende bereits 2026 in Kraft waren, und rund ein Drittel seiner Anzeigen nennt inzwischen ein Gehalt, deutlich mehr als in Deutschland, Frankreich oder Italien.
- Das Bewusstsein wächst schnell, allerdings von niedrigem Niveau aus. Stellenanzeigen, die ausdrücklich auf die Richtlinie oder die nationalen Entgelttransparenzregeln verweisen (zum Beispiel „Pay Transparency Directive“, „trasparenza retributiva“, „Entgelttransparenz“ oder „lönetransparens“), stiegen von 105 im Zeitraum Januar–September 2024 auf 1.163 in denselben Monaten 2026. Italien führt mit 375 solcher Anzeigen, was zu seiner frühen Umsetzung passt, gefolgt von Irland (290). Das sind immer noch nur etwa 0,02 % aller Anzeigen.
Die Botschaft für HR: Bewerbende werden bald in jeder Anzeige eine Spanne erwarten, und die meisten Arbeitgeber haben die Entgeltstrukturen noch nicht aufgebaut, um sie mit Überzeugung zu veröffentlichen.
So bereiten Sie sich auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie vor: Schritt für Schritt
Die Schritte folgen der Reihenfolge, in der sie voneinander abhängen: Ohne Stellenarchitektur und Stellenbewertung als Fundament können Sie weder eine belastbare Spanne veröffentlichen noch ein Auskunftsersuchen beantworten oder ein Gefälle erklären.
1. Governance und Umfang festlegen
Benennen Sie eine Projektverantwortliche oder einen Projektverantwortlichen in HR oder Total Rewards und beziehen Sie Recht, Payroll, Finanzen, HRIS und, wo vorhanden, die Arbeitnehmervertreter von Anfang an ein: Die Richtlinie gibt ihnen eine Rolle bei den Kriterien der Stellenbewertung, der Richtigkeit der Berichte und den gemeinsamen Entgeltbewertungen. Erfassen Sie alle Länder, in denen Sie Personal beschäftigen, Ihre Beschäftigtenzahl pro Rechtseinheit (sie bestimmt Ihren Berichtstermin) und den Stand jedes nationalen Gesetzes.
2. Eine Stellenarchitektur aufbauen
Ordnen Sie jede Rolle Jobfamilien und Levels zu, mit aktuellen Stellenbeschreibungen. Das ist das Rückgrat der „Gruppen von Arbeitnehmern“: Wenn zwei Personen mit derselben Bezeichnung sehr unterschiedliche Arbeit leisten oder sich hinter verschiedenen Bezeichnungen dieselbe Arbeit verbirgt, sind Ihre Gruppen und Ihre Gefällezahlen falsch. Bereinigen Sie gleichzeitig die Stellenbezeichnungen, da Artikel 5 verlangt, dass sie geschlechtsneutral sind.
3. Stellen mit geschlechtsneutralen Kriterien bewerten
Bewerten Sie Rollen nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen sowie allen weiteren für die Stelle relevanten Faktoren, und stimmen Sie die Kriterien mit den Arbeitnehmervertretern ab, wo es sie gibt. Prüfen Sie, dass Soft Skills nicht unterbewertet werden, was die Richtlinie ausdrücklich hervorhebt: Fürsorge-, Kommunikations- und Koordinationskompetenzen finden sich häufig in Rollen, die überwiegend von Frauen besetzt sind. Das Ergebnis sind Gruppen gleichwertiger Arbeit, die zu Ihren Berichtsgruppen werden.
Auch die Eingruppierung nach Tarifvertrag ist keine Abkürzung: Stefan Waschmann, österreichischer Gehaltsexperte und Autor des Buches Fair Pay, erinnert daran, dass der EuGH diese Frage bereits entschieden hat:
Stefan WaschmannGehaltsexperte, Buchautor von Fair Pay, lohntransparenz.eu
Übrigens hat der EuGH bereits mehrfach über die Frage entschieden, ob eine Tätigkeitsgruppe eines Tarifvertrags bedeutet, dass diese Gruppe gleichwertige Arbeit festlegt […], z. B. in der Rechtssache Brunnhofer C-381/99: „Der Umstand, dass die Arbeitnehmerin, die sich für diskriminiert hält, und der männliche Vergleichsarbeitnehmer nach dem für ihr Beschäftigungsverhältnis geltenden Tarifvertrag in dieselbe Tätigkeitsgruppe eingestuft sind, reicht für sich allein nicht aus, um festzustellen, dass die beiden betroffenen Arbeitnehmer die gleiche Arbeit oder eine als gleichwertig anerkannte Arbeit verrichten […], da dieser Umstand nur ein Indiz unter anderen dafür ist, dass dieses Kriterium erfüllt ist“
4. Gehaltsbänder und Regeln zur Entgeltfestlegung definieren
Legen Sie für jedes Level oder jede Gruppe ein Gehaltsband fest, auf Basis aktueller Marktdaten für denselben Stelleninhalt und Standort, und halten Sie schriftlich fest, nach welchen Kriterien eine Person innerhalb des Bandes eingeordnet wird (Erfahrung, Leistung, knappe Kompetenzen) und wie sie sich entwickelt. Unser Leitfaden zu Gehaltsbenchmarking für die Einhaltung der Entgelttransparenz erklärt, wie Sie belastbare Bänder aufbauen, und Marktgehälter vs. interne Gerechtigkeit behandelt das Spannungsfeld zwischen beiden. Das kostenlose Gehaltsbenchmarking für Entgelttransparenz ist ein praktischer Ausgangspunkt.
5. Jetzt eine Gender-Pay-Gap-Analyse durchführen
Berechnen Sie alle sieben Indikatoren nach Artikel 9 auf Basis Ihrer Daten von 2026, einschließlich variabler Vergütung und Sachleistungen, sowohl unternehmensweit als auch pro Gruppe von Arbeitnehmern. Dokumentieren Sie für jede Gruppe mit einem Gefälle von 5 % oder mehr, ob es durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren erklärt wird. Ist das nicht der Fall, planen und budgetieren Sie die Korrektur jetzt, damit das Gefälle nicht im ersten offiziellen Bericht erscheint oder eine gemeinsame Entgeltbewertung auslöst.
6. Das Recruiting anpassen
Ergänzen Sie jede offene Stelle um eine genehmigte Spanne oder einen dokumentierten Prozess, um sie vor dem Vorstellungsgespräch mitzuteilen. Streichen Sie Fragen zum bisherigen Gehalt aus Bewerbungsformularen, ATS-Feldern, Interviewleitfäden und Recruiter-Skripten und ersetzen Sie sie durch Fragen zu den Gehaltsvorstellungen. Überprüfen Sie Anzeigenvorlagen auf geschlechtsneutrale Sprache und Bezeichnungen und nehmen Sie, wo relevant, tarifvertragliche Bestimmungen auf.
7. Den Prozess für Auskunftsersuchen aufbauen
Legen Sie fest, wer Ersuchen entgegennimmt, wer die Daten zieht, wer die Antwort freigibt und wie Sie die Zweimonatsfrist überwachen. Erstellen Sie Antwortvorlagen, die die Entgelthöhe der beschäftigten Person und das durchschnittliche Entgelt nach Geschlecht für ihre Gruppe zeigen, mit Regeln für kleine Gruppen, in denen das Entgelt einzelner Personen erkennbar werden könnte. Planen Sie die jährliche Information aller Beschäftigten und streichen Sie Verschwiegenheitsklauseln zum Entgelt aus Verträgen und Richtlinien.
8. Berichterstattung und Dokumentation vorbereiten
Stellen Sie sicher, dass Payroll und HRIS Geschlecht, Gruppe, Grundentgelt, variable Bestandteile und Arbeitszeit länderübergreifend einheitlich erfassen, damit der Bericht erstellt, von der Unternehmensleitung bestätigt und den Arbeitnehmervertretern erklärt werden kann. Dokumentieren Sie die Gründe hinter Vergütungsentscheidungen: Bei Beweislast auf Arbeitgeberseite und Verjährungsfristen von mindestens drei Jahren ist die Dokumentation Ihre wichtigste Verteidigung.
9. Führungskräfte schulen und kommunizieren
Führungskräfte sind diejenigen, die gefragt werden: „Warum verdiene ich weniger als sie?“ Schulen Sie sie zu den Gehaltsbändern, den Kriterien und dazu, was sie sagen dürfen und was nicht, und erklären Sie den Beschäftigten die Änderungen, bevor die erste Anzeige mit Spanne oder der erste Bericht erscheint. Entscheiden Sie, wie weit Sie über das gesetzliche Minimum hinausgehen wollen: Unsere Artikel dazu, wie viele Gehaltsinformationen Sie teilen sollten und wie Entgelttransparenz nach hinten losgehen kann, helfen Ihnen, die klassischen Fallstricke zu vermeiden.
Checkliste zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Vorbereitung zu verfolgen. Die Termine gehen vom Mindestzeitplan der Richtlinie aus; passen Sie sie an das nationale Gesetz jedes Landes an.
| # |
Bereich |
Maßnahme |
Artikel |
Verantwortlich |
Bis wann |
| 1 |
Governance |
Projektverantwortung, Lenkungsausschuss und Arbeitnehmervertreter eingebunden |
Art. 4, 9, 10, 13 |
HR / Total Rewards |
Jetzt |
| 2 |
Umfang |
Beschäftigtenzahl pro Einheit und Land, Stand der nationalen Gesetze verfolgt |
Art. 9, 34 |
HR, Recht |
Jetzt |
| 3 |
Stellenarchitektur |
Alle Rollen Familien und Levels zugeordnet, geschlechtsneutrale Bezeichnungen |
Art. 4, 5 |
HR / Total Rewards |
Jetzt |
| 4 |
Stellenbewertung |
Geschlechtsneutrale Bewertung (Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen), Gruppen definiert |
Art. 3, 4 |
Total Rewards, Arbeitnehmervertreter |
Vor dem ersten Bericht |
| 5 |
Gehaltsbänder |
Band pro Level oder Gruppe, auf Basis von Marktdaten |
Art. 4, 5, 6 |
Total Rewards |
Bevor Spannen an Bewerbende weitergegeben werden |
| 6 |
Vergütungspolitik |
Schriftliche Kriterien für Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung, für alle zugänglich |
Art. 6 |
Total Rewards |
Sobald das nationale Gesetz gilt |
| 7 |
Recruiting |
Spanne vor dem Vorstellungsgespräch mitgeteilt, keine Fragen zum bisherigen Gehalt, neutrale Anzeigen |
Art. 5 |
Talent Acquisition |
Sobald das nationale Gesetz gilt |
| 8 |
Auskunftsersuchen |
Prozess, Vorlagen, Überwachung der Zweimonatsfrist |
Art. 7 |
HR Operations |
Sobald das nationale Gesetz gilt |
| 9 |
Jährliche Information |
Alle Beschäftigten jedes Jahr über ihr Auskunftsrecht informiert |
Art. 7 Abs. 3 |
HR |
Jährlich |
| 10 |
Verträge |
Verschwiegenheitsklauseln zum Entgelt gestrichen |
Art. 7 Abs. 5 |
Recht |
Sobald das nationale Gesetz gilt |
| 11 |
Gap-Analyse |
Sieben Indikatoren auf Daten von 2026, nach Gruppen, Gefälle ab 5 % erklärt oder korrigiert |
Art. 9, 10 |
Total Rewards, Payroll |
Jetzt (250+ und 150–249 Beschäftigte) |
| 12 |
Berichterstattung |
Bericht erstellt, Richtigkeit von der Unternehmensleitung bestätigt, an Beschäftigte und Behörde übermittelt |
Art. 9 |
HR, Payroll, Unternehmensleitung |
7. Juni 2027 (150+) / 7. Juni 2031 (100–149) |
| 13 |
Korrektur |
Budget und Plan für ungerechtfertigte Gefälle innerhalb von sechs Monaten nach dem Bericht |
Art. 10 |
HR, Finanzen |
Innerhalb von 6 Monaten nach jedem Bericht |
| 14 |
Dokumentation |
Gründe für Vergütungsentscheidungen erfasst und aufbewahrt |
Art. 18, 21 |
HR, Führungskräfte |
Laufend |
| 15 |
Schulung |
Führungskräfte und Recruiter geschult, Kommunikationsplan für Beschäftigte bereit |
Art. 5, 6, 7 |
HR |
Vor der ersten Spanne oder dem ersten Bericht |
| 16 |
Barrierefreiheit und Daten |
Informationen für Menschen mit Behinderungen zugänglich; DSGVO-Regeln für Entgeltdaten |
Art. 8, 12 |
HR, Datenschutzbeauftragte |
Sobald das nationale Gesetz gilt |
Häufige Fehler bei der Vorbereitung
| Fehler |
Warum das ein Problem ist |
Was Sie stattdessen tun sollten |
| Auf das nationale Gesetz warten |
Der Bericht 2027 verwendet Daten von 2026, und das Schließen von Gefällen dauert Budgetzyklen |
Daten von 2026 jetzt analysieren und Korrekturen planen |
| Nur das Grundgehalt zählen |
„Entgelt“ umfasst variable Bestandteile und Sachleistungen |
Berichterstattung auf Gesamtvergütung aufbauen, Grund- und variable Vergütung trennen |
| Stellenbezeichnungen als Gruppen verwenden |
Bezeichnungen spiegeln selten gleichwertige Arbeit wider |
Gruppen auf eine geschlechtsneutrale Stellenbewertung stützen |
| Spannen aus früheren Angeboten ableiten |
Sie schreiben alte Gefälle fort und entfernen sich vom Markt |
Spannen aus aktuellen Marktdaten und dokumentierten Kriterien aufbauen |
| Kein Antwortprozess für Ersuchen |
Die Zweimonatsfrist ist in einer länderübergreifenden Organisation knapp |
Prozess und Vorlagen einrichten, bevor Ersuchen eingehen |
| Es als reines HR-Projekt behandeln |
Payroll, Recht, Finanzen und Arbeitnehmervertreter haben alle formale Rollen |
Es als funktionsübergreifendes Programm steuern |
Die Methodik von TalentUp erklärt, wie unsere Gehaltsbenchmarks aufgebaut sind, und der European Salary Benchmark Report bietet einen breiteren Blick auf das Gehaltsniveau in Europa.
Quellen
- TalentUp. Stellenanzeigendatenbank, Januar–September 2024 (11,4 Millionen Anzeigen) und Januar–September 2026 (5,5 Millionen Anzeigen) in 11 EU-Ländern; Gehaltsanteile aus einer Zufallsstichprobe von rund 7.000 Anzeigen mit vollständiger Beschreibung, Januar–September 2026 (siehe Methodik oben).
- Europäisches Parlament und Rat der EU. Directive (EU) 2023/970 of 10 May 2023 to strengthen the application of the principle of equal pay for equal work or work of equal value between men and women through pay transparency and enforcement mechanisms. Amtsblatt der Europäischen Union, L 132, 17. Mai 2023. https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/970/oj
- Euronews. EU pay transparency: Are job ads finally getting honest about salaries? (8. September 2026). https://www.euronews.com/2026/09/08/eu-pay-transparency-are-job-ads-finally-getting-honest-about-salaries