La planificación del presupuesto de RRHH es el proceso de prever los costes de personal del año siguiente, desde los salarios y las cotizaciones sociales a cargo de la empresa hasta las contrataciones, las subidas por mérito y los beneficios, y de acordarlos con Finanzas antes de que empiece el año. Un buen presupuesto de plantilla parte de la nómina actual, añade cada cambio previsto puesto por puesto, valora las nuevas contrataciones con datos salariales de mercado actuales y reserva una contingencia para lo que no se puede prever.
Esta guía recorre los componentes de un presupuesto de plantilla: las partidas de coste, cómo calcular el coste total de un empleado con los tipos de cotización empresarial de 2026 en España, Alemania, Reino Unido e Irlanda, y cómo valorar las contrataciones de 2027 con datos de TalentUp sobre salarios publicados para 10 puestos habituales. También trata la planificación por escenarios, el seguimiento mensual de presupuesto frente a real y lo que cambia la transparencia salarial una vez que se apliquen las leyes nacionales.
Puntos clave
- Construye el presupuesto de abajo arriba a partir de la nómina actual; después añade mérito, promociones, puestos nuevos y beneficios, y resta el ahorro por vacantes y rotación.
- Una contratación cuesta mucho más que el salario: en España, solo la cotización empresarial a la Seguridad Social añade alrededor del 30,7% del salario bruto; en Alemania, alrededor del 21,2% hasta las bases máximas.
- Valora los puestos vacantes con datos de mercado actuales, no con las ofertas del año pasado. En los datos de TalentUp de 2026, la amplitud típica de las bandas salariales publicadas es del 18,2% en España, del 22,2% en Francia y del 12,1% en Reino Unido.
- Los puestos comerciales son los de mayor incertidumbre: sus bandas tienen una amplitud de alrededor del 31–32% en España y Francia, así que presupuéstalos más cerca del cuartil superior.
- Plantea tres escenarios (bajo, base y alto) y haz un seguimiento mensual de presupuesto frente a real, incluido el ahorro por vacantes.
- Allí donde se apliquen leyes de transparencia salarial, reserva una partida para corregir brechas salariales.
Qué incluye un presupuesto de RRHH
Los costes de personal suelen ser la mayor partida de coste controlable de una empresa, y en ellos se concentra la mayor parte del presupuesto de RRHH. Las partidas no salariales del departamento de RRHH (formación, tecnología de RRHH, employer branding) también importan, pero esta guía se centra en la planificación de costes de personal: lo que cuesta emplear a las personas que ya tienes y a las que prevés contratar.
| Componente |
Qué cubre |
Cómo estimarlo |
| Salarios base |
Salario bruto anual actual de cada persona empleada |
Exportación de la nómina o del HRIS, anualizada, por persona |
| Retribución variable |
Bonus, comisiones, participación en beneficios |
Importes objetivo × tasa de pago prevista (por ejemplo, 90–110% del objetivo) |
| Cotizaciones sociales a cargo de la empresa |
Seguridad Social, impuestos y recargos sobre la nómina |
Tipo del país × salario bruto, respetando bases máximas y umbrales (ver tabla más abajo) |
| Beneficios |
Seguro médico, aportaciones a planes de pensiones, tickets restaurante, coche, bienestar |
Coste por persona o % de la masa salarial, por país |
| Ajustes por mérito y por mercado |
Revisión salarial anual, ajustes para puestos infrapagados |
% de mérito × masa salarial elegible, más una bolsa aparte para mercado |
| Promociones |
Subidas salariales ligadas a un cambio de nivel |
Número previsto de promociones × subida media |
| Nuevas contrataciones |
Puestos de crecimiento aprobados en el plan de negocio |
Salario de mercado de cada puesto × meses trabajados en el año |
| Costes de contratación de reposición |
Honorarios de agencias, anuncios de empleo, onboarding, periodo de adaptación |
Salidas previstas × coste por contratación |
| Ahorro por rotación y vacantes |
Masa salarial no gastada mientras los puestos están vacíos |
Salidas previstas × meses vacante × coste mensual |
| Contingencia |
Contraofertas, puestos no previstos, cambios legales |
Normalmente un pequeño % del coste total de personal, acordado con Finanzas |
Dos de estas partidas merecen un proceso propio. El tamaño del presupuesto de mérito es una decisión aparte, y nuestra guía sobre presupuestos de subida salarial para 2027 en Europa recoge las previsiones por país y cómo repartir las bolsas de mérito, de subida general y de promoción. Cómo asignarlo persona a persona lo explica nuestro plan de 12 semanas para la revisión salarial.
Cómo elaborar el presupuesto paso a paso
- Parte de una foto limpia de la nómina. Una fila por persona empleada y por puesto vacante aprobado: país, nivel, salario base, retribución variable objetivo, FTE, tipo de contrato y fechas de inicio o fin.
- Anualiza y aplica los cambios ya conocidos de este año. Incluye las subidas ya acordadas, las actualizaciones de convenio colectivo y los cambios de contrato que entran en vigor el año que viene.
- Añade las bolsas de mérito y de promoción. Aplícalas desde el mes en que entran en vigor, no desde el 1 de enero, salvo que esa sea tu fecha de revisión.
- Añade los puestos nuevos con un mes de incorporación. Un puesto que empieza en septiembre solo cuesta cuatro meses de salario este año, pero doce meses el año siguiente. Muestra ambas cifras para que Finanzas vea el coste anualizado.
- Convierte cada salario en coste total. Aplica las cotizaciones sociales a cargo de la empresa, los beneficios y el coste del equipo por país.
- Resta el ahorro previsto por vacantes y rotación. Usa tu rotación histórica y tu tiempo de cobertura, no una estimación optimista.
- Añade una contingencia y calcula los escenarios. Acuerda con Finanzas qué activa su uso.
- Concilia con el plan de negocio. Compara el coste total de personal con los ingresos, el coste por FTE y los objetivos de plantilla, y después cierra el presupuesto.
El objetivo es un modelo en el que cada euro pueda vincularse a una persona, a un puesto o a una hipótesis explícita. Así es mucho más fácil defenderlo en la reunión de presupuesto y actualizarlo cuando cambian los planes.
Cómo calcular el coste total de un empleado
El coste total de un empleado es lo que la empresa gasta realmente en un año para emplear a una persona, no solo el salario que figura en el contrato:
Coste total anual = salario base + retribución variable objetivo + cotizaciones sociales a cargo de la empresa + beneficios + equipo y software
Los costes puntuales de cubrir el puesto, como los honorarios de agencias, los anuncios de empleo, la reubicación o un bonus de incorporación, es mejor registrarlos aparte en el año de la contratación, para que no inflen el coste recurrente anualizado.
Tipos de cotización empresarial por país (2026)
Las cotizaciones empresariales varían más que cualquier otra partida de coste en Europa. Estos son los principales tipos legales a cargo de la empresa para 2026, según fuentes oficiales:
| País |
Tipo principal a cargo de la empresa |
Base máxima o umbral |
Presupuesta también |
| España |
30,65% del salario bruto en contratos indefinidos: 23,60% contingencias comunes, 5,50% desempleo, 0,20% FOGASA, 0,60% formación profesional, 0,75% Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) |
Las cotizaciones se detienen en una base de 5.101,20 € al mes (61.214,40 € al año), con una pequeña cotización de solidaridad sobre el salario que la supere |
Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (varía según la actividad); desempleo del 6,70% en contratos temporales |
| Alemania |
Alrededor del 21,2%: pensiones 9,3%, desempleo 1,3%, salud 7,3% más la mitad de la cotización adicional (2,9% de media en 2026, es decir, alrededor del 1,45%), dependencia 1,8% |
Pensiones y desempleo hasta 101.400 € al año; salud y dependencia hasta 69.750 € al año |
Seguro obligatorio de accidentes y pequeños recargos empresariales |
| Reino Unido |
15% de National Insurance a cargo de la empresa sobre los ingresos que superen el umbral secundario |
Umbral de 5.000 £ al año; sin límite superior |
Pensión de adscripción automática (al menos el 3% de los ingresos computables); Apprenticeship Levy del 0,5% si la masa salarial supera los 3 millones de libras; Employment Allowance de hasta 10.500 £ para las empresas que cumplan los requisitos |
| Irlanda |
11,40% de PRSI a cargo de la empresa desde el 1 de octubre de 2026 para ingresos semanales superiores a 552 € (9,15% hasta esa cifra), incluido el 1% del National Training Fund |
Sin límite superior |
Pensión y seguro médico, si se ofrecen |
Francia no figura en la tabla porque su tipo empresarial depende mucho del nivel salarial: desde 2026, una reducción general única (RGDU) rebaja las cotizaciones empresariales sobre los salarios inferiores a 3 veces el salario mínimo, con la mayor rebaja en el salario mínimo. Para puestos en Francia, usa el simulador de la URSSAF. Los tipos cambian cada año, así que confírmalos con la nómina local antes de cerrar el presupuesto.
Ejemplos prácticos
Estos ejemplos son ilustrativos, con salarios redondos y los tipos legales anteriores:
|
España |
Alemania |
Reino Unido |
Irlanda |
| Salario base bruto |
39.000 € |
60.000 € |
45.000 £ |
50.000 € |
| Cotización empresarial a la Seguridad Social |
11.954 € (30,65%) |
12.690 € (21,15%) |
6.000 £ (15% de 40.000 £) |
5.700 € (11,40%) |
| Coste antes de beneficios |
50.954 € |
72.690 € |
51.000 £ |
55.700 € |
| Aún no incluido |
Cotización por accidentes, beneficios, equipo |
Seguro de accidentes, recargos, beneficios |
Pensión, beneficios |
Beneficios, pensión |
El salario español de 39.000 € coincide con el salario mediano publicado para desarrolladores de software en España en los datos de TalentUp de 2026 (ver más abajo). Si sumas unos 1.200 € ilustrativos de beneficios y 2.500 € de portátil y software, esa persona desarrolladora cuesta alrededor de 54.700 € al año, aproximadamente 1,4 veces el salario base, antes de cualquier honorario de selección.
Valorar las contrataciones de 2027 con datos de mercado: datos de TalentUp
El fallo más habitual del presupuesto no es una partida olvidada: es un desajuste entre presupuesto y oferta. El puesto se presupuesta con lo que ganaba la persona anterior, o en la parte baja de una banda antigua, y el mando descubre en el tercer mes que nadie lo acepta. Valorar cada puesto vacante con datos salariales de mercado actuales para el mismo puesto, país y nivel lo evita.
18,2%
de amplitud mediana de las bandas salariales publicadas en España, 22,2% en Francia y 12,1% en Reino Unido
32,0%
de amplitud mediana de las bandas para puestos comerciales en España, 30,9% en Francia
30,2%
El de las bandas francesas y el 26,2% de las españolas tienen una amplitud del 30% o más, frente al 11,8% en Reino Unido
Fuente: base de datos de ofertas de empleo de TalentUp, enero–septiembre de 2026, unas 11.700 ofertas con banda salarial en España, Francia y Reino Unido.
La tabla muestra el salario publicado mediano de 10 puestos habituales en 2026 y la amplitud mediana de la banda publicada (máximo menos mínimo, como % del punto medio). Cuanto más amplia es la banda, más incertidumbre hay sobre dónde acabará la oferta final y, por tanto, más riesgo para el presupuesto.
| Puesto |
España |
Francia |
Reino Unido |
| Desarrollador/a de software |
39.000 € · 18,2% (n≈960) |
42.500 € · 18,2% (n≈40) |
51.600 € · 20,0% (n≈70) |
| Project manager |
38.000 € · 19,6% (n≈120) |
47.500 € · 20,0% (n≈40) |
48.700 € · 18,2% (n≈40) |
| Contable |
25.500 € · 18,2% (n≈510) |
36.500 € · 20,7% (n≈120) |
51.300 € · 16,7% (n≈70) |
| Técnico/a de nóminas |
25.500 € · 15,4% (n≈110) |
n<30 |
37.100 € · 14,8% (n≈30) |
| Comercial |
24.000 € · 32,0% (n≈3.480) |
37.500 € · 30,9% (n≈160) |
41.800 € · 18,2% (n≈120) |
| Técnico/a de mantenimiento |
25.000 € · 15,4% (n≈1.310) |
32.300 € · 15,8% (n≈40) |
49.000 € · 9,1% (n≈50) |
| Electricista |
24.500 € · 17,4% (n≈560) |
28.200 € · 18,2% (n≈30) |
n<30 |
| Auxiliar administrativo/a |
21.000 € · 12,8% (n≈2.090) |
n<30 |
31.500 € · 7,7% (n≈160) |
| Mozo/a de almacén |
20.000 € · 10,0% (n≈910) |
n<30 |
30.700 € · 6,6% (n≈30) |
| Agente de atención al cliente |
19.200 € · 13,3% (n≈510) |
n<30 |
31.400 € · 9,3% (n≈50) |
Salario bruto anual, mediana de los puntos medios de las bandas, en euros (salarios de Reino Unido convertidos desde libras). El porcentaje es la amplitud mediana de la banda. Las celdas de Francia y Reino Unido se basan en muestras pequeñas y son orientativas.
Qué significa esto para el presupuesto:
- Presupuesta donde vas a hacer la oferta, no en el suelo. Para un puesto de desarrollo de software en España, la mitad central de los salarios publicados va de unos 33.000 € a 45.000 €. Presupuestar el puesto en 33.000 € cuando necesitas a alguien de nivel intermedio garantiza un desajuste.
- Añade un margen para los puestos con bandas amplias. Las bandas comerciales son las más amplias en España y Francia, en gran parte porque los paquetes combinan fijo y comisión. Presupuesta más cerca del cuartil superior (unos 28.500 € en España y 47.500 € en Francia) o modeliza explícitamente la retribución total objetivo.
- Las diferencias entre países superan con creces los errores de redondeo. El mismo puesto de técnico/a de mantenimiento se publica con una mediana de 25.000 € en España y de unos 49.000 € en Reino Unido. Un plan multipaís nunca debe aplicar una única hipótesis salarial a todas las ubicaciones.
- Actualiza los precios antes de cada oleada de contratación. Los salarios de mercado se mueven durante el año; un puesto valorado en octubre puede necesitar una nueva valoración en primavera. Para puestos emergentes con pocos datos, consulta cómo valorar puestos sin datos de mercado.
Planificación por escenarios: bajo, base y alto
Una única cifra invita a una única discusión. Tres escenarios permiten a Finanzas y a la dirección acordar el escenario base sin perder de vista el abanico de resultados posibles:
| Factor |
Escenario bajo |
Escenario base |
Escenario alto |
| Nuevas contrataciones |
Solo reposiciones críticas y puestos comprometidos |
Plantilla del plan de negocio |
Plan más puestos de crecimiento condicionados |
| Fechas de incorporación |
Las contrataciones se retrasan un trimestre |
Meses de incorporación previstos |
Las contrataciones se incorporan a tiempo |
| Nivel de la oferta |
Mediana de mercado |
Entre la mediana y el cuartil superior para puestos difíciles de cubrir |
Cuartil superior para la mayoría de los puestos vacantes |
| Rotación |
Más rotación, más ahorro por vacantes |
Rotación histórica |
Menos rotación, menos ahorro |
| Pago de la retribución variable |
Por debajo del objetivo |
En el objetivo |
Por encima del objetivo |
| Ajustes por mérito y por mercado |
Parte baja de las previsiones por país |
Presupuesto de mérito aprobado |
Mérito más correcciones de mercado para puestos con riesgo de fuga |
Vincula cada escenario a activadores explícitos: por ejemplo, el escenario alto solo se libera si las ventas contratadas del trimestre superan el plan. Si el escenario bajo se hace realidad y hay poco margen para subidas, nuestra guía sobre qué puede ofrecer RRHH además del salario repasa las alternativas.
Seguimiento mensual de presupuesto frente a real
Un presupuesto solo es útil si lo comparas con la realidad. Un informe mensual de costes de personal debería mostrar, por departamento y país:
- Plantilla y FTE: presupuestado frente a real, con los puestos vacantes en una lista aparte.
- Coste de nómina: presupuestado frente a real, desglosado en salario, retribución variable y cotizaciones empresariales.
- Ahorro por vacantes: el coste de los puestos presupuestados que aún no se han cubierto.
- Ofertas por encima del presupuesto: cada oferta que supera el salario presupuestado para el puesto, y el motivo.
- Previsión a cierre de año: real acumulado más los meses restantes con la plantilla y los planes actuales.
El ahorro por vacantes es fácil de estimar: coste total mensual × meses que el puesto está vacío. Si un puesto cuesta 54.700 € al año y permanece vacante tres meses, el ahorro es de unos 13.700 €. A escala de empresa, muchos equipos de finanzas presupuestan un factor de vacantes previsto basado en la rotación histórica y el tiempo de cobertura, en lugar de suponer que todos los puestos están ocupados los doce meses.
Trata las ofertas recurrentes por encima del presupuesto como una señal, no como una molestia: si la mayoría de las contrataciones para un puesto se cierran por encima de la cifra presupuestada, tu precio de mercado está desactualizado. Un benchmarking salarial periódico y unas bandas salariales bien diseñadas mantienen alineados presupuestos y ofertas.
Transparencia salarial: presupuestar la corrección de brechas
La Directiva europea de transparencia salarial (2023/970) tenía como plazo de transposición el 7 de junio de 2026, y sus obligaciones se aplican a través de las leyes nacionales una vez transpuesta en cada Estado miembro. Para planificar el presupuesto, importan tres puntos:
- Las bandas salariales en las ofertas y la información retributiva previa a la contratación hacen visibles a las candidaturas los desajustes entre presupuesto y oferta, así que la banda que publiques debe coincidir con lo que el presupuesto puede pagar.
- La obligación de informar sobre la brecha salarial de género se aplica a las empresas con 250 o más personas trabajadoras cada año desde el 7 de junio de 2027, a las de 150–249 cada tres años desde el 7 de junio de 2027 y a las de 100–149 cada tres años desde el 7 de junio de 2031.
- Evaluación retributiva conjunta: si una brecha no justificada del 5% o más en una categoría de personas trabajadoras no se corrige en seis meses, la empresa debe realizar una evaluación retributiva conjunta con la representación legal de las personas trabajadoras. En los casos de discriminación retributiva, la carga de la prueba pasa a la empresa.
En la práctica, esto implica añadir una reserva para corregir brechas al presupuesto, dimensionada a partir de un análisis interno de las brechas salariales no justificadas y no de una estimación a ojo. Nuestra guía paso a paso de auditoría de equidad retributiva explica cómo hacer ese análisis, y la herramienta gratuita de transparencia salarial te ayuda a ver en qué punto estás.
Checklist para planificar el presupuesto de RRHH
- Foto de la nómina conciliada con Finanzas, incluidos los puestos vacantes aprobados.
- Tipos de cotización empresarial y bases máximas actualizados para cada país.
- Cada puesto nuevo tiene un mes de incorporación, un nivel y un precio basado en el mercado.
- Bolsas de mérito, promoción y ajuste por mercado dimensionadas y fechadas.
- Hipótesis de vacantes y rotación basadas en tu propio histórico.
- Escenarios bajo, base y alto con activadores explícitos.
- Reserva para corregir brechas allí donde se apliquen las normas de transparencia salarial.
- Informe mensual de presupuesto frente a real acordado con Finanzas antes del 1 de enero.
La plataforma de benchmarking salarial de TalentUp te ofrece salarios de mercado por puesto, país y nivel a partir de millones de ofertas de empleo, para que puedas valorar cada puesto vacante del presupuesto con datos actuales. Consulta nuestra metodología para ver cómo se recogen los datos.
Fuentes