Vier-Tage-Woche einführen: Modelle, Pilotprojekt und rechtliche Schritte

Wie man eine Vier-Tage-Woche einführt: Wählen Sie ein Modell (reduzierte Arbeitszeit bei vollem Gehalt, komprimierte Arbeitszeit, 9-Tage-Fortnight oder versetzte freie Tage), erheben Sie eine Ausgangsbasis, führen Sie ein 3- bis 6-monatiges Pilotprojekt mit klaren KPIs und Regeln zur Kundenabdeckung durch, prüfen Sie Arbeitszeitrecht und Verträge und entscheiden Sie erst dann, ob das Modell dauerhaft gelten soll. Schwierig ist nicht die Idee, sondern der Dienstplan, die Verträge und die Vergütungsregeln.

Dieser Leitfaden ist das praktische Playbook. Er vergleicht die Modelle in einer Tabelle, beschreibt einen Pilotplan, listet die rechtlichen und vertraglichen Punkte auf, die in der EU, Belgien, Spanien, Großbritannien und den USA zu prüfen sind, und erklärt, was mit Gehalt, Urlaub und Überstunden passiert. Zum Schluss folgen TalentUp-Stellenanzeigendaten dazu, wo die 4-Tage-Woche am schwersten anzubieten ist. Die Ergebnisse der Pilotprojekte und die Forschung hinter dem Modell finden Sie in unserem ergänzenden Artikel zu Ergebnissen und Evidenz der 4-Tage-Woche.

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Modell der Vier-Tage-Woche

„Vier-Tage-Woche“ umfasst sehr unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Legen Sie fest, welches Sie meinen, bevor Sie mit den Beschäftigten sprechen, denn Kosten, Vertragsänderung und rechtliche Prüfung hängen davon ab.

Zwei Fragen entscheiden die meisten Fälle. Lässt sich die Arbeit am Ergebnis statt an der Anwesenheit messen? Wenn ja, ist 100-80-100 realistisch. Braucht das Geschäft eine durchgehende Besetzung? Wenn ja, benötigen Sie versetzte Tage oder einen komprimierten Dienstplan, egal welches Modell Sie wählen.

Schritt 2: Führen Sie ein 3- bis 6-monatiges Pilotprojekt durch

Ein Pilotprojekt macht aus einer Meinung Daten. Halten Sie es zeitlich begrenzt, umkehrbar und dokumentiert.

1. Definieren Sie den Umfang. Beginnen Sie mit ein oder zwei Teams, deren Arbeit sich messen lässt, plus mindestens einem Team, das zum Vergleich bei fünf Tagen bleibt.
2. Erheben Sie eine Ausgangsbasis. Sammeln Sie vor dem Pilotprojekt 3–6 Monate an Daten: Output, Qualität, Reaktionszeiten, Krankheitstage, Überstunden, Fluktuation und eine Mitarbeiterbefragung.
3. Streichen Sie Arbeit, nicht nur einen Tag. Überprüfen Sie Meetings, Freigaben und Reporting. Die meisten erfolgreichen Pilotprojekte reduzieren Meetingzeit und wenig wertschöpfende Aufgaben vor dem ersten freien Tag.
4. Gestalten Sie den Abdeckungsplan. Legen Sie fest, wer welchen Tag abdeckt, wie Rufbereitschaft funktioniert und wie der Eskalationsweg aussieht. Informieren Sie wichtige Kunden vorab.
5. Legen Sie die Regeln fest. Halten Sie schriftlich fest, wie Urlaub, Feiertage, Krankheitstage, Überstunden und „Notfall“-Freitage während des Pilotprojekts geregelt sind.
6. Vereinbaren Sie den Ausstieg. Halten Sie fest, dass das Pilotprojekt beendet oder angepasst werden kann, und geben Sie Einzelnen die Möglichkeit, nicht teilzunehmen (zum Beispiel, wenn längere Tage nicht mit ihren Betreuungspflichten vereinbar sind).
7. Bewerten Sie zur Halbzeit und am Ende. Vergleichen Sie die KPIs mit der Ausgangsbasis und dem Vergleichsteam und entscheiden Sie dann: beibehalten, anpassen oder beenden.

Die Ergebnisse von Pilotprojekten anderswo sind ermutigend: Im britischen Pilotprojekt 2022 behielten 56 von 61 Organisationen die 4-Tage-Woche nach sechs Monaten bei. Die Evidenz und ihre Grenzen behandeln wir in unserem Artikel zu den Ergebnissen der 4-Tage-Woche.

Schritt 3: Prüfen Sie die rechtlichen und vertraglichen Punkte

Es gibt kein einheitliches „Gesetz zur 4-Tage-Woche“. Sie müssen Ihr Modell in Arbeitszeitvorschriften, Verträge und, wo vorhanden, Tarifverträge einpassen. Prüfen Sie immer das nationale Recht und holen Sie vor der Einführung lokale Rechtsberatung ein.

EU-Arbeitszeitrichtlinie

Die Richtlinie 2003/88/EG legt in allen EU-Ländern die Mindeststandards fest:

• Durchschnittlich 48 Stunden pro Woche einschließlich Überstunden, über einen Bezugszeitraum von bis zu vier Monaten.
• 11 zusammenhängende Stunden tägliche Ruhezeit und eine wöchentliche Ruhezeit von 24 Stunden zuzüglich der 11 Stunden täglicher Ruhezeit.
• Vier Wochen bezahlter Jahresurlaub.
• Durchschnittlich 8 Stunden pro 24 Stunden für Nachtarbeitende.

Ein komprimierter 4 × 10-Plan bewegt sich innerhalb dieser Grenzen, doch nationale Gesetze setzen oft zusätzliche Tageshöchstgrenzen. In Deutschland erlaubt das Arbeitszeitgesetz §3 bis zu 10 Stunden pro Tag nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden. In Spanien darf die reguläre Arbeitszeit 9 Stunden pro Tag nicht überschreiten, es sei denn, ein Tarifvertrag oder eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung sieht eine andere Verteilung vor; zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 12 Stunden Ruhezeit liegen (Estatuto de los Trabajadores, Art. 34).

Verträge und Tarifverträge

• Vertragsänderung. Eine Änderung von Arbeitstagen, Arbeitszeit oder Gehalt ist eine Änderung der Arbeitsbedingungen. Vereinbaren Sie sie schriftlich; für ein Pilotprojekt eignet sich eine befristete schriftliche Änderungsvereinbarung mit Enddatum. In Spanien zum Beispiel kann ein Vollzeitvertrag nur mit Zustimmung der Beschäftigten in einen Teilzeitvertrag umgewandelt werden (Estatuto de los Trabajadores, Art. 12.4), und kollektive Änderungen der Arbeitszeit folgen dem Konsultationsverfahren nach Art. 41.
• Tarifverträge und Betriebsräte. Viele Branchentarifverträge regeln die Verteilung der Arbeitszeit. Wo es einen Betriebsrat oder eine Gewerkschaftsvertretung gibt, beziehen Sie diese früh ein: In vielen Ländern ist vor einer Änderung der Arbeitszeit eine Anhörung vorgeschrieben.
• Arbeitszeiterfassung. In Spanien müssen Arbeitgeber für alle Beschäftigten eine tägliche Erfassung der Arbeitszeit einschließlich Beginn und Ende führen (Real Decreto-ley 8/2019, Art. 34.9 des Estatuto). Die Regierung hat Regeln für eine digitale Erfassung vorgeschlagen; prüfen Sie deren Stand, bevor Sie ein Tool auswählen.

Länderregeln, die Sie kennen sollten

• Belgien: Seit dem Arbeitsdeal (Gesetz vom 3. Oktober 2022) können Vollzeitbeschäftigte schriftlich beantragen, ihre Vollzeitstunden an vier Tagen zu leisten, für verlängerbare Zeiträume von bis zu sechs Monaten. Die Tage können bis zu 9,5 Stunden lang sein, wenn die Arbeitsordnung dies erlaubt, oder 10 Stunden bei einer 40-Stunden-Woche, wenn ein Tarifvertrag dies vorsieht. Eine Ablehnung muss innerhalb eines Monats schriftlich begründet werden, und freiwillige Überstunden am fünften Tag sind nicht erlaubt.
• Großbritannien: Beschäftigte haben ab dem ersten Tag das Recht, flexibles Arbeiten zu beantragen, einschließlich komprimierter Arbeitszeit, und können innerhalb von 12 Monaten zwei Anträge stellen; der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Monaten entscheiden (GOV.UK).
• USA: Nach Bundesrecht werden Überstunden pro Arbeitswoche ab 40 Stunden berechnet, sodass eine 4 × 10-Woche allein keine Überstunden auslöst. Einige Bundesstaaten weichen ab: Kalifornien schreibt tägliche Überstunden ab 8 Stunden vor, sofern nicht ein Alternative Workweek Schedule in geheimer Abstimmung der betroffenen Beschäftigten beschlossen wird (California DIR).

Schritt 4: Regeln für Gehalt, Urlaub und Überstunden

Die meisten Umsetzungsprobleme zeigen sich in der Gehaltsabrechnung. Klären Sie diese Punkte vor Beginn des Pilotprojekts:

• Gehalt bei 100 % halten. Im 100-80-100-Modell bleiben die Gehälter gleich, das heißt, der effektive Stundenlohn steigt um 25 %. Bei stundenweise bezahlten Beschäftigten müssen Sie den Stundenlohn erhöhen, sonst sinkt ihr Entgelt mit ihren Stunden.
• Anteiliger Urlaub. Drücken Sie den Urlaub in Wochen aus und rechnen Sie ihn dann in Tage um. Das EU-Minimum von vier Wochen entspricht 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche und 16 Tagen bei einer Vier-Tage-Woche; in Großbritannien entsprechen die gesetzlichen 5,6 Wochen 28 Tagen bei fünf und 22,4 Tagen bei vier Arbeitstagen. Lesen Sie unsere Leitfäden zu bezahltem Urlaub und Urlaubstagen in Europa.
• Feiertage. Legen Sie fest, was passiert, wenn ein Feiertag auf den freien Tag einer Person fällt. Übliche Lösungen sind ein Ersatztag für alle oder die anteilige Einrechnung der Feiertage in den Urlaubsanspruch, sodass Beschäftigte mit freiem Montag und mit freiem Freitag gleich behandelt werden.
• Überstunden. Definieren Sie die Überstundenschwelle für das neue Modell (wöchentlich oder täglich, je nach Gesetz und Vereinbarungen). Erfassen Sie Arbeit am freien Tag: Unbezahlte „kurze Checks“ am Freitag untergraben das Modell und können gegen Arbeitszeitvorschriften verstoßen.
• An Arbeitstage gekoppelte Leistungen. Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse und Schichtzulagen werden oft pro Tag gezahlt. Entscheiden Sie, ob sie bei fünf Tagen bleiben oder auf vier umgestellt werden.
• Entgelttransparenz. Wo die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) nach ihrer Umsetzung über nationales Recht gilt, umfassen die Entgeltniveaus auch das Bruttostundenentgelt. Erhält eine Gruppe 100 % Gehalt für 32 Stunden und arbeitet eine andere 40 Stunden für ein ähnliches Gehalt, muss der Unterschied im Stundenentgelt auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Unser Leitfaden zum Pay-Equity-Audit erklärt, wie Sie das prüfen.

Wo eine Vier-Tage-Woche schwierig ist: TalentUp-Daten

Quelle: TalentUp-Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026, rund 16 Millionen Stellenanzeigen mit Beschreibung.

Stellenanzeigen zeigen, wo Arbeitgeber tatsächlich eine 4-Tage-Woche anbieten. Zwischen Januar und September 2026 erwähnten 13.280 Anzeigen von rund 16 Millionen mit Beschreibung eine 4-Tage-Woche in einer von neun Sprachen: 8,3 von 10.000. Das Muster nach Branchen entspricht nicht dem, was die Pilotprojekte nahelegen.

• Schichtbranchen bieten komprimierte Dienstpläne, keine kürzeren Wochen. In einer Stichprobe von 3.224 Anzeigen nannten 11,6 % das angebotene Modell. Unter den Anzeigen aus Produktion, Betrieb, Transport und Reparatur, die dies taten, beschrieben 68 von 81 komprimierte Arbeitszeit (etwa 4 × 10 Stunden); im Gesundheitswesen 37 von 51. In der IT beschrieben 23 von 31 eine reduzierte Arbeitszeit, etwa 32 Stunden oder volles Gehalt.
• Die hohe Quote im Gesundheitswesen betrifft vor allem Praxen, nicht Stationen. Viele Erwähnungen im Gesundheitswesen beziehen sich auf US-Stellen für Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte mit ambulanten Arbeitszeiten, nicht auf Klinikschichten.
• Kundennahe Berufe und Reinigung liegen zurück. Gastgewerbe (5,5), Kundensupport (7,1) und Reinigung (3,2) liegen unter dem Durchschnitt, was zum Abdeckungsproblem in diesen Berufen passt.
• Mittelgroße Unternehmen bieten sie am häufigsten an. Anzeigen von Unternehmen mit 51–500 Beschäftigten erwähnen sie 11- bis 18-mal pro 10.000; Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten 2- bis 9-mal. Sehr kleine Firmen (1–20 Beschäftigte) liegen mit etwa 9–10 nahe am Durchschnitt.

Wie sich die 4-Tage-Woche nach Land und Jahr unterscheidet und wie sie sich auf ausgeschriebene Gehälter auswirkt, behandeln wir in unserem Artikel zu den Ergebnissen der 4-Tage-Woche.

Alternativen für Schichtarbeit, kundennahe Stellen und kleine Teams

Wenn eine vollständige 4-Tage-Woche nicht passt, können Sie trotzdem einen Teil des Vorteils anbieten:

• Versetzte oder rotierende freie Tage. Teilen Sie das Team in zwei Gruppen mit freiem Montag oder freiem Freitag, damit die Abdeckung an fünf Tagen bestehen bleibt.
• Komprimierte Dienstpläne. 4 × 10- oder 3 × 12-Schichten sind im Gesundheitswesen, in der Produktion und in der Logistik bereits üblich. Prüfen Sie Tageshöchstgrenzen, Ruhezeiten und Ermüdungsrisiken.
• 9-Tage-Fortnight. Halb so viel Freizeit wie ein wöchentlicher freier Tag, aber viel leichter abzudecken.
• Kürzere Freitage oder Sommerarbeitszeiten. Ein verkürzter Tag in nachfrageschwachen Monaten lässt sich günstig testen.
• Jahresarbeitszeit. Weniger Tage in ruhigen und mehr in arbeitsreichen Zeiten, sofern Gesetz und Vereinbarungen es zulassen.
• Freiwillige 4-Tage-Teilzeit. Für kleine Teams, die sich 100-80-100 nicht leisten können, ist ein gesichertes Recht, 80 % der Stunden zu beantragen, besser als nichts.

Laurent de la Clergerie, Gründer und Präsident der Groupe LDLC, stellte im Januar 2021 alle Beschäftigten des französischen Elektronikhändlers ohne Gehaltskürzung auf eine 32-Stunden-Woche an vier Tagen um und schlägt Unternehmen, die glauben, dass das bei ihnen nicht funktioniert, ein Zwischenmodell vor.

Weitere Optionen finden Sie in unserem Leitfaden zu Richtlinien für flexibles Arbeiten und dazu, was HR neben dem Gehalt bieten kann.

Spanien: Was Unternehmen ausprobiert haben

Spanien zeigt beide Seiten der Debatte und warum die Gehaltsregelung über den Ausgang entscheidet.

• Desigual (2021). Rund 500 Beschäftigte der Zentrale in Barcelona stimmten über eine 4-Tage-Woche mit 34 statt 39,5 Stunden ab, mit einem Homeoffice-Tag. Die Arbeitszeit sank um 13 % und das Gehalt um 6,5 %, wobei das Unternehmen die andere Hälfte übernahm. 86 % stimmten dafür. Die Regelung galt für die Zentrale, nicht für die Geschäfte, was zeigt, wie schwierig der Einzelhandel ist. Die Gewerkschaft UGT kritisierte das Verfahren und argumentierte, für eine kollektive Änderung der Arbeitsbedingungen sei eine formelle Konsultation erforderlich gewesen (Ara).
• Telefónica (2021–2022). Das Unternehmen bot eine freiwillige Woche mit 32 Stunden an vier Tagen statt 37,5 Stunden an, mit einer Gehaltskürzung proportional zu den gestrichenen Stunden, von der das Unternehmen 20 % übernahm. Rund 150 Beschäftigte nahmen 2021 am Pilotprojekt teil, bevor es 2022 für rund 18.000 Beschäftigte geöffnet wurde (CIO España).
• Staatliches Pilotprogramm für Industrie-KMU. Das Industrieministerium schrieb 9,65 Mio. € für KMU aus, die die Arbeitszeit mindestens zwei Jahre lang ohne Gehaltskürzung reduzieren. Nur 41 Unternehmen bewarben sich, und im September 2024 erhielten fünf rund 530.000 € (La Moncloa; Industrieministerium).

Die Lehre gilt auch anderswo: Wenn Beschäftigte den freien Tag mit einer deutlichen Gehaltskürzung bezahlen, bleibt die Teilnahme gering. Wenn der Arbeitgeber die Kosten teilt oder die Produktivität findet, um ihn zu finanzieren, nehmen mehr Menschen das Angebot an.

Wie Sie die Veränderung kommunizieren

• Erklären Sie das Warum und das Modell. Sagen Sie genau, welches Modell Sie testen, für wen und wie lange. Versprechen Sie keine „4-Tage-Woche“, wenn Sie 4 × 10 Stunden meinen.
• Seien Sie beim Gehalt eindeutig. Halten Sie schriftlich fest, ob sich Gehalt, Urlaub, Leistungen und Überstunden ändern.
• Erklären Sie, wer ausgeschlossen ist und warum. Wenn manche Stellen nicht teilnehmen können, sagen Sie, warum, und was sie stattdessen erhalten. Unerklärte Ausschlüsse schaden dem Vertrauen mehr als gar kein Pilotprojekt.
• Informieren Sie Kunden und Lieferanten. Teilen Sie Abdeckungszeiten und Ansprechpersonen für den freien Tag vor Beginn des Pilotprojekts mit.
• Veröffentlichen Sie die Ergebnisse. Teilen Sie die KPI-Auswertung mit den Beschäftigten, einschließlich dessen, was nicht funktioniert hat.
• Setzen Sie sie im Recruiting mit Bedacht ein. Wenn Sie das Modell beibehalten, beschreiben Sie das tatsächliche Modell in Ihren Stellenanzeigen; Bewerbende verstehen „4-Tage-Woche“ als volles Gehalt. Lesen Sie unseren Leitfaden dazu, worauf Bewerbende bei Arbeitgebern achten.

Quellen

• TalentUp. Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026: rund 15,95 Millionen Anzeigen mit Beschreibung, 13.280 mit Erwähnung einer 4-Tage-Woche und eine Zufallsstichprobe von 3.224 Anzeigen für die Modellklassifizierung (siehe Methodik oben).
• Europäische Union. Directive 2003/88/EC concerning certain aspects of the organisation of working time. EUR-Lex.
• Europäische Union. Council Directive 97/81/EC on part-time work. EUR-Lex.
• Europäische Union. Directive (EU) 2023/970 on pay transparency. EUR-Lex.
• Deutschland. Arbeitszeitgesetz, §3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer. Gesetze im Internet.
• Spanien. Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), Art. 34 und Real Decreto-ley 8/2019. BOE.
• Spanien. La Moncloa, Pressemitteilung zu den Bewerbungen für das Pilotprogramm zur 4-Tage-Woche (2023) und Industrieministerium, Pressemitteilung zur Vergabe im Pilotprogramm (20. September 2024).
• Belgien. L&E Global, Labour Deal 2022: 4 day work week and alternating work week (2022).
• Großbritannien. Flexible working und Holiday entitlement. GOV.UK.
• USA. California Department of Industrial Relations, Overtime FAQ, including alternative workweek schedules.
• Ara. The dilemma of Desigual staff: work five days or work four and get paid less (Oktober 2021).
• CIO España. La jornada laboral de cuatro días se consolida en Telefónica (Juni 2022).
• Autonomy. The results are in: the UK’s four-day week pilot (2023).