Blended Workforce: Freelancer und Mitarbeitende gemeinsam steuern

Eine Blended Workforce ist eine Belegschaft, in der Mitarbeitende, Contractors, Freelancer und Leiharbeitskräfte als eine einzige Workforce geplant, budgetiert und gesteuert werden. Contractors und Mitarbeitende in einer Strategie zu führen bedeutet zu entscheiden, welche Arbeit an welche Art von Arbeitskraft geht, was jede Option wirklich kostet, wie Sie die Regeln zum Beschäftigungsstatus einhalten und wie Sie über alle Vertragsformen hinweg fair vergüten.

Die meisten Unternehmen haben bereits eine Blended Workforce; nur wenige steuern sie als Einheit. Mitarbeitende stehen im HRIS und im Personalbudget, Contractors im Einkauf und in Projektbudgets. Diese Trennung verschleiert Kosten, schafft ein Risiko der Scheinselbstständigkeit und macht es unmöglich, eine einfache Frage zu beantworten: Wer erledigt die Arbeit tatsächlich, und zu welchem Preis? Dieser Leitfaden behandelt die Entscheidungsregeln, einen durchgerechneten Kostenvergleich, die rechtlichen Prüfkriterien in der EU, in Großbritannien, Spanien und den USA sowie das, was die globalen Stellenanzeigendaten von TalentUp 2026 über Projektarbeit und Tagessätze zeigen.

Was ist eine Blended Workforce?

Eine Blended Workforce (auch Total Workforce Management oder Total-Talent-Ansatz genannt) bringt alle Wege, Arbeit erledigen zu lassen, in ein Gesamtbild:

Eine Strategie für externe Arbeitskräfte war früher ein Thema des Einkaufs: Agenturmargen verhandeln, Sätze deckeln und Rechnungen bearbeiten. In einem Blended-Modell teilen HR, Finance und Einkauf dieselben Fragen: Ist diese Arbeit Kerngeschäft, wie lange brauchen wir sie, was kostet jede Option insgesamt, und welches rechtliche Risiko birgt sie? Unser Leitfaden zur Liquid Workforce beleuchtet den übergreifenden Wandel hin zu projektbasierter Arbeit und kompetenzbasierter Vergütung.

Freelancer oder Festanstellung: Wann was?

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, aber vier Faktoren entscheiden die meisten Fälle: die Kosten über den Zeitraum, in dem Sie die Kompetenz brauchen, Geschwindigkeit, die Art der Kompetenz und das Risiko.

Zwei Faustregeln helfen. Erstens: Wenn Sie die Person genau wie einen Mitarbeitenden führen würden, stellen Sie einen Mitarbeitenden ein; das Kontrollkriterium ist der Kern fast jeder Regel zur Scheinselbstständigkeit. Zweitens: Überprüfen Sie Contractors, die länger als 12 Monate bleiben: Lange, immer wieder verlängerte Einsätze in Rollen, die wie Angestelltenrollen aussehen, sind der Ort, an dem sich Kosten und rechtliches Risiko häufen.

Projektarbeit in Stellenanzeigen: TalentUp-Daten für 2026

Quelle: TalentUp-Datenbank für Stellenanzeigen, Januar–September 2026, Zufallsstichproben von Anzeigen mit vollständiger Stellenbeschreibung.

Wie verbreitet ist Projektarbeit? Um das zu beantworten, haben wir die Stellenbeschreibungen gelesen und nicht nur das Feld für die Vertragsart, denn Contract- und B2B-Bedingungen stehen oft im Anzeigentext. Der Anteil der Anzeigen, die ausdrücklich ein Contract-, Freelance- oder B2B-Modell anbieten (einschließlich Contract-Rollen mit fester Laufzeit), unterscheidet sich stark nach Land:

Drei Muster fallen auf:

• Projektarbeit ist ein Tech- und Projektphänomen. In Großbritannien ist der Anteil in der IT mehr als doppelt so hoch wie über alle Rollen; britische Treffer nennen in der Regel einen Tagessatz, eine Vertragslaufzeit und einen IR35-Status.
• Polen setzt auf B2B. In polnischen IT-Anzeigen wird B2B (ein Vertrag mit dem Einzelunternehmen der Arbeitskraft) häufiger erwähnt als ein Arbeitsvertrag, und rund 28 % der Anzeigen mit B2B-Angebot bieten zugleich einen Arbeitsvertrag an, sodass die Kandidatin oder der Kandidat wählen kann.
• Frankreich und die Niederlande lassen die Wahl. Viele französische Tech-Anzeigen lauten „CDI ou freelance“ (Festanstellung oder Freelance), und niederländische Anzeigen akzeptieren für denselben Einsatz oft einen zzp’er (Selbstständigen) oder eine entsandte Fachkraft.

Tagessätze im Vergleich zu Festgehältern

Großbritannien ist der Markt, in dem sowohl Tagessätze als auch Festgehälter breit ausgeschrieben werden, und erlaubt daher einen direkten Vergleich:

Die Hochrechnung eines Tagessatzes überzeichnet, was ein Contractor verdient: Er finanziert seine Altersvorsorge, Urlaub, Krankheitstage, Weiterbildung und die Lücken zwischen Aufträgen selbst, und nur wenige rechnen jedes Jahr 220 Tage ab. Für Europa insgesamt ergab unsere Analyse zur Liquid Workforce einen mittleren Freelance-Aufschlag von rund 24 % gegenüber Anzeigen für Festangestellte in derselben Rolle, mit den größten Abständen in Softwarerollen.

Die echten Kosten: Festanstellung oder Contractor

Einen Tagessatz mit einem Gehalt zu vergleichen, ist der häufigste Fehler bei der Entscheidung zwischen Contractor und Festanstellung. Der richtige Vergleich stellt die Vollkosten eines Mitarbeitenden pro produktivem Tag dem Satz des Contractors zuzüglich einer etwaigen Vermittlermarge gegenüber, und zwar über den Zeitraum, in dem Sie die Arbeit tatsächlich brauchen.

Illustratives Rechenbeispiel (Großbritannien)

Die folgenden Zahlen sind eine Veranschaulichung mit offengelegten Annahmen, kein Benchmark. Die Arbeitgeberbeiträge zur National Insurance verwenden den Satz 2025–26 von 15 % oberhalb der Secondary Threshold von 5.000 £; die übrigen Kosten sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten.

Pro Tag ist der Contractor rund 43 % teurer. Mit der Dauer ändert sich das Bild jedoch:

• Ein 4-monatiges Projekt (rund 80 Arbeitstage): Der Contractor kostet rund 38.000 £. Für dieselbe Arbeit einen Mitarbeitenden einzustellen bedeutet Recruitingkosten, eine Kündigungsfrist und Onboarding, und Sie tragen nach Projektende die vollen Jahreskosten weiter, sofern Sie keine andere Arbeit für die Person haben.
• Ein Bedarf von 12 Monaten: 224 Tage zu 475 £ ergeben rund 106.400 £ gegenüber 74.250 £ für einen Mitarbeitenden, eine Lücke von über 30.000 £, die mit jedem Jahr der Vertragsverlängerung weiter wächst.

Fällt der Einsatz unter IR35, muss der Fee-Payer zusätzlich Steuern und National Insurance einbehalten und auf die fiktive Vergütung den Arbeitgeberanteil der National Insurance zahlen, was die Contract-Option verteuert. Ist eine Agentur oder Umbrella Company beteiligt, kommt deren Marge hinzu. Recruitinggebühren, Führungszeit und Wissensverlust am Ende eines Einsatzes sind auf beiden Seiten reale Kosten. Unser Leitfaden zur Budgetplanung mit Echtzeit-Gehaltsdaten zeigt, wie Sie diese Szenarien in das Jahresbudget einbauen.

Risiko der Scheinselbstständigkeit: Die rechtlichen Prüfkriterien

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand als Selbstständiger beauftragt wird, rechtlich aber als Arbeitnehmer arbeitet. Typische Folgen sind Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern, rückwirkend geltend gemachte Arbeitnehmerrechte (Urlaubsentgelt, Kündigungsschutz, Altersvorsorge) und Bußgelder. Jede Rechtsordnung prüft, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, nicht, was im Vertrag steht. Dies ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.

EU: Die Plattformarbeitsrichtlinie

Die Richtlinie (EU) 2024/2831 zur Plattformarbeit verpflichtet die Mitgliedstaaten, eine widerlegbare gesetzliche Vermutung eines Arbeitsverhältnisses für Personen festzulegen, die über digitale Arbeitsplattformen tätig sind, wenn Tatsachen festgestellt werden, die auf Kontrolle und Steuerung hindeuten. Die Plattform kann sie widerlegen, indem sie nachweist, dass nach nationalem Recht kein Arbeitsverhältnis vorliegt. Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 2. Dezember 2026 umsetzen, und die Vermutung gilt erst über das nationale Recht nach der Umsetzung. Sie zielt auf digitale Arbeitsplattformen, nicht auf jedes Unternehmen, das einen Freelancer beauftragt, zeigt aber die Richtung: Die Europäische Arbeitsbehörde hat eine Studie zur Scheinselbstständigkeit als Schwerpunkt der Durchsetzung veröffentlicht. Wenn Sie Freelancer über Online-Plattformen gewinnen, prüfen Sie, wie die nationale Umsetzung sie behandelt.

Großbritannien: IR35 und die Off-Payroll-Regeln

Die Off-Payroll-Regeln gelten, wenn jemand über eine eigene Limited Company oder einen anderen Intermediär arbeitet. Laut HMRC entscheidet der Auftraggeber über den Status der Arbeitskraft, wenn er eine Stelle des öffentlichen Sektors ist (seit April 2017) oder eine mittlere oder große private Organisation (seit dem 6. April 2021), und muss ein begründetes Status Determination Statement ausstellen. Fällt die Rolle unter die Regeln, behält der Fee-Payer Einkommensteuer und Arbeitnehmeranteil der National Insurance ein und zahlt den Arbeitgeberanteil. Kleine private Auftraggeber überlassen die Entscheidung der Gesellschaft der Arbeitskraft. In der britischen TalentUp-Stichprobe nennen Contract-Anzeigen den IR35-Status häufig gleich zu Beginn.

Spanien: Falsos autónomos und das Ley Rider

Das spanische Estatuto de los Trabajadores definiert Arbeitnehmer als Personen, die freiwillig gegen Entgelt für einen anderen und innerhalb dessen Organisation und unter dessen Leitung arbeiten. Ein falso autónomo (Scheinselbstständiger) ist ein Selbstständiger, dessen Verhältnis diese Definition in der Praxis erfüllt: feste Arbeitszeiten, Werkzeuge des Unternehmens, Eingliederung in Teams und ein einziger Auftraggeber. Das Ley 12/2021, bekannt als Ley Rider, führte eine Vermutung eines Arbeitsverhältnisses für über digitale Plattformen organisierte Lieferdienste ein, auch wenn die Kontrolle über Algorithmen ausgeübt wird, und gab Betriebsräten das Recht, über die Parameter und Regeln von Algorithmen informiert zu werden, die sich auf die Arbeitsbedingungen auswirken.

USA: Der ABC-Test in Kalifornien

Die Regeln in den USA unterscheiden sich je nach Gesetz und Bundesstaat. Der kalifornische ABC-Test, kodifiziert durch Assembly Bill 5 nach der Dynamex-Entscheidung, vermutet, dass eine Arbeitskraft Arbeitnehmer ist, es sei denn, das beauftragende Unternehmen weist alle drei Bedingungen nach: Die Arbeitskraft ist frei von seiner Kontrolle und Weisung, die Arbeit liegt außerhalb seines üblichen Geschäftsbetriebs, und die Arbeitskraft ist üblicherweise in einem eigenständig etablierten Unternehmen derselben Art tätig. Kriterium B ist die größte Hürde: Ein Contractor, der dieselbe Arbeit wie Ihre Mitarbeitenden erledigt, wird es selten erfüllen.

Praktische Schutzmaßnahmen

• Klären Sie den Status vor der Beauftragung mit einer dokumentierten Checkliste pro Land und halten Sie die Gründe fest.
• Steuern Sie Contractors über Ergebnisse: ein Statement of Work, Arbeitsergebnisse und Meilensteine, keine tägliche Weisung, keine disziplinarische Führung und keine Leistungsbeurteilungen.
• Gewähren Sie Contractors keine Mitarbeiter-Benefits, keine Angestelltentitel und keinen Platz im Organigramm: Das ist ein Indiz für Eingliederung.
• Überprüfen Sie lange Einsätze nach 12 Monaten und bei jeder Verlängerung.
• Achten Sie auf „gleicher Job, anderer Vertrag“: Ein Contractor, der neben Mitarbeitenden in identischer Rolle arbeitet, ist das klassische Muster der Scheinselbstständigkeit.

Faire Vergütung und Entgelttransparenz über alle Beschäftigungsformen

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) hatte eine Umsetzungsfrist bis zum 7. Juni 2026, und ihre Pflichten gelten über die nationalen Gesetze nach der Umsetzung. Sie erfasst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvertrag oder Arbeitsverhältnis im Sinne des nationalen Rechts, der Tarifverträge und der Praxis, unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Gerichtshofs. In der Praxis bedeutet das:

• Echte Selbstständige fallen in der Regel nicht unter die Transparenz- und Berichtspflichten der Richtlinie.
• Ein scheinselbstständiger Contractor ist Arbeitnehmer. Ist eine als Contractor beauftragte Person in Wirklichkeit angestellt, kann sie die Rechte aus der Richtlinie geltend machen, sobald das nationale Recht gilt, etwa das Recht auf Auskunft über die Entgelthöhe für gleiche oder gleichwertige Arbeit.
• Leiharbeitskräfte bleiben Beschäftigte der Agentur; prüfen Sie daher, wie die nationalen Regeln die Pflichten zwischen Verleiher und Entleiher aufteilen.

Über die Compliance hinaus wirft eine Blended Workforce Fragen der wahrgenommenen Fairness auf. Wenn ein Contractor und ein Mitarbeitender dieselbe Arbeit leisten, ist der höhere Tagessatz des Contractors im Team sichtbar, die Benefits und die Arbeitsplatzsicherheit des Mitarbeitenden dagegen nicht. Erklären Sie die Logik intern: Tagessätze von Contractors decken Sozialabgaben, Urlaub, Altersvorsorge und auftragsfreie Zeiten ab, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden übernehmen. Dasselbe Prinzip gilt über Standorte hinweg, wie wir in gleiches Gehalt unabhängig vom Standort erläutern.

Für Mitarbeitende folgen die Berichtspflichten der Richtlinie dem vereinbarten Zeitplan: Organisationen mit 250 oder mehr Beschäftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jährlich; mit 150 bis 249 alle drei Jahre ab dem 7. Juni 2027; mit 100 bis 149 alle drei Jahre ab dem 7. Juni 2031. Eine gemeinsame Entgeltbewertung ist erforderlich, wenn ein nicht erklärbarer Unterschied von mindestens 5 % nicht innerhalb von sechs Monaten behoben wird, und in Fällen von Entgeltdiskriminierung liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Die korrekte Einordnung der Arbeitskräfte ist daher Teil einer korrekt abgegrenzten Berichtspopulation.

Governance: Eine einheitliche Workforce-Strategie steuern

Eine Blended Workforce braucht für Contractors dieselbe Disziplin, die die meisten Unternehmen bei Mitarbeitenden bereits anwenden.

Eine einheitliche Talentsicht

Bauen Sie ein gemeinsames Verzeichnis aller Personen auf, die für das Unternehmen arbeiten: Mitarbeitende aus dem HRIS, Contractors und Leiharbeitskräfte aus dem Einkauf oder einem System für externe Arbeitskräfte sowie Statement-of-Work-Dienstleister, sofern sie namentlich benannte Personen stellen. Erfassen Sie für jede Person Rolle, Level, Land, Start- und Enddatum, Kosten und verantwortliche Führungskraft. Ohne dieses Verzeichnis sehen Sie nicht, wie viel der Kapazität eines Teams oder einer kritischen Kompetenz außerhalb der Stammbelegschaft liegt.

Freigaberegeln

Rate Cards mit Marktbezug

Eine Rate Card legt die erwarteten Tages- oder Stundensätze pro Rolle, Level und Land fest, so wie Gehaltsbänder es für Mitarbeitende tun. Erstellen Sie sie auf Basis aktueller Marktdaten, gleichen Sie sie mit den Vollkosten eines vergleichbaren Mitarbeitenden ab und aktualisieren Sie sie mindestens einmal pro Jahr, bei knappen Tech-Kompetenzen häufiger. Rate Cards verhindern das häufigste Problem einer Blended Workforce: dieselbe Kompetenz wird von verschiedenen Führungskräften zu sehr unterschiedlichen Preisen eingekauft. Die Schritte sind dieselben wie bei der Einführung eines Gehaltsbenchmarkings: Rollen und Level konsistent zuordnen, ausreichend Daten pro Land nutzen und die Quellen dokumentieren.

Daten und Tools

Für den Einstieg brauchen Sie keine Spezialsuite. Die meisten Organisationen kombinieren:

• ein HRIS für Mitarbeitende und ein System für externe Arbeitskräfte oder ein Vendor-Management-System (oder ein gut strukturiertes Einkaufsregister) für Contractors, mit gemeinsamen Rollen- und Level-Codes;
• Markt-Benchmarks für Gehälter und Tagessätze nach Rolle, Level und Land, etwa die Gehaltsbenchmarking-Daten von TalentUp;
• ein Dashboard, das Headcount und Kosten nach Art der Arbeitskraft, die Einsatzdauer von Contractors, Sätze im Vergleich zur Rate Card und Rollen zeigt, in denen Contractors und Mitarbeitende dieselbe Arbeit leisten.

Verfolgen Sie einige KPIs: Anteil der Contractors an den gesamten Personalkosten, Anteil der Contractors mit mehr als 12 Monaten Einsatzdauer, durchschnittlicher Satz im Vergleich zur Rate Card, Time to Fill nach Art der Arbeitskraft und Übernahmen von Contractors in Festanstellung.

So entwickeln Sie eine Blended-Workforce-Strategie in 6 Schritten

1. Erfassen Sie die aktuelle Belegschaft: Listen Sie alle Mitarbeitenden, Contractors, Leiharbeitskräfte und Dienstleister mit namentlich benannten Personen auf, mit Kosten und Einsatzdauer.
2. Klassifizieren Sie Arbeit, nicht Menschen: Kerngeschäft oder nicht, dauerhaft oder projektbasiert, knappe oder reichlich verfügbare Kompetenzen.
3. Legen Sie Entscheidungsregeln fest: wann einstellen, wann einen Contractor beauftragen, wann auslagern, mit dem oben beschriebenen Kostenmodell.
4. Bewerten Sie das Statusrisiko pro Land: IR35, der ABC-Test, nationale Regeln zur Scheinselbstständigkeit wie zu den falsos autónomos und die Umsetzung der Plattformarbeitsrichtlinie.
5. Benchmarken Sie Gehälter und Sätze: Gehaltsbänder für Mitarbeitende und Rate Cards für Contractors auf Basis derselben Marktdaten.
6. Steuern und überprüfen Sie: Freigaberegeln, vierteljährliches Reporting zur Blended Workforce und jährliche Überprüfung der Rate Card.

Quellen

• TalentUp. Datenbank für Stellenanzeigen, global, Januar–September 2026 (siehe Methodik oben).
• Europäische Union. Richtlinie (EU) 2024/2831 zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen in der Plattformarbeit. EUR-Lex.
• Eurofound. Platform Work Directive. Platform Economy Database.
• Europäische Arbeitsbehörde. Study on the misclassification of work (2025).
• Europäische Union. Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz. EUR-Lex.
• HM Revenue & Customs. Understanding off-payroll working (IR35). GOV.UK.
• HM Revenue & Customs. Rates and thresholds for employers 2025 to 2026. GOV.UK.
• Spanien. Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores. BOE.
• Spanien. Ley 12/2021, de 28 de septiembre (Ley Rider). BOE.
• California Labor & Workforce Development Agency. ABC test.